Zwei Zahlenwerke, die im Betriebsalltag unterschiedlich wirken: Die Richtsatzsammlung ist ein Prüfinstrument der Verwaltung – sie wird gegen die eigenen Zahlen gehalten. Die Pauschbeträge für unentgeltliche Wertabgaben sind dagegen eine Vereinfachung für Betriebe, die Waren privat entnehmen.
Zuletzt fachlich geprüft am 4. August 2026 · Rechtsstand: Veranlagungszeitraum 2026
Das BMF hat mit Schreiben vom 25.6.2026 die Richtsatzsammlung für 2025 und die Pauschbeträge für unentgeltliche Wertabgaben 2026 veröffentlicht. Die Richtsätze beruhen auf Betriebsergebnissen vieler geprüfter Unternehmen und dienen der Verwaltung als Hilfsmittel, um Umsätze und Gewinne zu verproben. Wichtig: Bei formell ordnungsgemäßer Buchführung darf eine Schätzung nicht allein darauf gestützt werden, dass die erklärten Werte von der Richtsatzsammlung abweichen.
Wofür die Richtsätze verwendet werden
Die Richtsätze werden für die einzelnen Gewerbeklassen auf Basis der Betriebsergebnisse vieler geprüfter Unternehmen ermittelt. Für die Verwaltung sind sie ein Hilfsmittel, um Umsätze und Gewinne zu verproben und – wenn andere geeignete Unterlagen fehlen – zu schätzen. Ein Richtsatz ist damit ein Vergleichsmaßstab, kein gesetzlicher Gewinn.
Die entscheidende Grenze
Wurden die Buchführungsergebnisse formell ordnungsgemäß ermittelt, darf eine Schätzung in der Regel nicht allein darauf gestützt werden, dass die erklärten Gewinne oder Umsätze von den Zahlen der Richtsatzsammlung abweichen. Ist die Buchführung dagegen nicht ordnungsgemäß, ist der Gewinn zu schätzen – unter Umständen unter Anwendung von Richtsätzen.
Fehlende Kassenaufzeichnungen, nicht eingebundene TSE, nachträglich erstellte Aufzeichnungen: Erst diese Mängel eröffnen die Schätzungsbefugnis. Der Streit über Richtsätze wird deshalb fast immer über die Ordnungsmäßigkeit geführt.
Pauschbeträge für Sachentnahmen
Die Pauschbeträge für unentgeltliche Wertabgaben erlauben es, Warenentnahmen monatlich pauschal zu verbuchen – ohne eine Vielzahl von Einzelentnahmen aufzuzeichnen. Das ist besonders in Gastronomie, Bäckerei und Einzelhandel eine echte Vereinfachung. Sie lässt allerdings keine Zu- und Abschläge zur Anpassung an individuelle Verhältnisse zu – also keine Kürzung wegen Urlaub, Krankheit oder persönlicher Ess- und Trinkgewohnheiten.
Was Betriebe daraus machen
1. Eigene Kennzahlen gegen die Richtsätze der Branche halten – Abweichungen kennen, bevor die Prüfung kommt. 2. Abweichungen begründen können (Standort, Sortiment, Personalkosten, Preisstruktur). 3. Formelle Ordnungsmäßigkeit sicherstellen: Kassenführung, Verfahrensdokumentation, TSE. 4. Sachentnahmen konsequent monatlich buchen.
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Richtsätze und Sachentnahmen im Griff
5 Punkte · Steuerticker · Meldung- Branchenwerte vergleichenEigene Rohgewinnaufschläge kennen.
- Abweichungen begründenStandort, Sortiment, Kostenstruktur.
- Kassenführung prüfenTSE, Verfahrensdokumentation, Tagesabschlüsse.
- Sachentnahmen buchenMonatlich pauschal, ohne Abschläge.
- Prüfungsunterlagen sortierenNachvollziehbarkeit vor Ordnung.
Häufige Fragen (FAQ)
Was ist die Richtsatzsammlung?
Ein Hilfsmittel der Finanzverwaltung, um Umsätze und Gewinne einer Branche zu verproben und notfalls zu schätzen.
Darf allein wegen Abweichung geschätzt werden?
Nein. Bei formell ordnungsgemäßer Buchführung darf eine Schätzung in der Regel nicht allein auf die Abweichung gestützt werden.
Was bringen die Pauschbeträge für Sachentnahmen?
Sie erlauben die monatliche Pauschalbuchung von Warenentnahmen statt der Aufzeichnung jeder Einzelentnahme.
Kann ich die Pauschbeträge wegen Urlaub kürzen?
Nein. Zu- und Abschläge zur Anpassung an individuelle Verhältnisse sind nicht zulässig.
Quellen & Rechtsgrundlagen
Alle Angaben wurden am 4. August 2026 anhand der folgenden Primär- und Fachquellen geprüft. Rechtsstand: Veranlagungszeitraum 2026.
Wir übersetzen Steuerrecht in verständliche Sprache und prüfen jede Zahl gegen die Primärquelle. Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Beratung durch Steuerberater, Rechtsanwalt oder Lohnsteuerhilfeverein.