Unternehmer und Selbständige müssen ihre steuerlich relevanten Unterlagen über gesetzlich festgelegte Fristen aufbewahren (§ 147 AO). Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Frist für Buchungsbelege verkürzt – ein spürbarer Vorteil beim Platz- und Datenaufwand. Alle Werte sind an geprüften Quellen belegt und für 2026 verifiziert.
Zuletzt fachlich geprüft am 8. Juli 2026 · Rechtsstand: Veranlagungszeitraum 2026
Buchungsbelege (z. B. Rechnungen, Kontoauszüge, Quittungen) müssen seit 2025 nur noch 8 statt 10 Jahre aufbewahrt werden – die verkürzte Frist gilt für alle Belege, deren 10-Jahres-Frist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war. Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Bilanzen bleiben bei 10 Jahren, empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe bei 6 Jahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte Eintrag gemacht bzw. das Dokument entstanden ist. Digitale Unterlagen müssen GoBD-konform, also unveränderbar und maschinell auswertbar, gespeichert werden.
Die Fristen im Überblick
Je nach Art des Dokuments gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen:
| Unterlage | Frist |
|---|---|
| Buchungsbelege, Rechnungen, Kontoauszüge | 8 Jahre (seit 2025 verkürzt) |
| Handelsbücher, Inventare, Bilanzen, Jahresabschlüsse | 10 Jahre |
| Empfangene & abgesandte Geschäftsbriefe | 6 Jahre |
| Lohn- und Gehaltsunterlagen (steuerlich) | 6 Jahre |
| Sonstige steuerrelevante Unterlagen | 6 Jahre |
Wann die Frist beginnt
Die Frist startet nicht mit dem Belegdatum, sondern mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte Eintrag getätigt wurde oder das Dokument entstanden ist. Eine Rechnung aus dem Jahr 2025 unterliegt der 8-Jahres-Frist, die mit dem 31.12.2025 zu laufen beginnt – aufbewahren also bis Ende 2033.
Die Verkürzung auf 8 Jahre erfasst alle Buchungsbelege, deren bisherige 10-Jahres-Frist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war. Du darfst ältere Belege dadurch teils früher entsorgen – prüfe aber, ob nicht eine laufende Betriebsprüfung dagegen spricht.
GoBD: Regeln für digitale Belege
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) verlangen, dass digitale Unterlagen:
- unveränderbar gespeichert werden (keine nachträgliche Manipulation),
- vollständig, richtig und zeitgerecht erfasst sind,
- während der gesamten Frist maschinell lesbar und auswertbar bleiben,
- durch eine Verfahrensdokumentation nachvollziehbar sind.
Eine eingescannte Papierrechnung darf nach dem „ersetzenden Scannen“ vernichtet werden, sofern der Scanprozess GoBD-konform dokumentiert ist.
Digital archivieren – aber richtig
Elektronisch empfangene Rechnungen (z. B. PDF oder E-Rechnung) müssen auch im Originalformat aufbewahrt werden – ein Ausdruck genügt nicht. Ein revisionssicheres Dokumentenmanagement-System (DMS) erfüllt die Anforderungen; die reine Ablage in einem normalen Ordner auf dem Rechner ist nicht ausreichend, weil sie Änderungen zulässt.
Sicher entsorgen
Nach Fristablauf dürfen Unterlagen vernichtet werden – bei personenbezogenen Daten datenschutzkonform (Aktenvernichter oder zertifizierter Dienstleister). Bewahre im Zweifel länger auf: Läuft eine Betriebsprüfung oder ist ein Bescheid noch nicht bestandskräftig, verlängert sich die Aufbewahrungspflicht faktisch.
Deine Checkliste: Aufbewahrung & GoBD
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Fristen und Formate im Griff
6 Punkte · § 147 AO- Belege nach Art sortieren8 / 10 / 6 Jahre je nach Dokument.
- Fristbeginn korrekt ansetzenEnde des Kalenderjahres des letzten Eintrags.
- Digitale Belege unveränderbar sichernRevisionssicheres DMS statt Ordner.
- Originalformat aufbewahrenE-Rechnung/PDF nicht nur ausdrucken.
- Verfahrensdokumentation erstellenGoBD verlangt Nachvollziehbarkeit.
- Erst nach Fristablauf entsorgenBetriebsprüfung? Lieber länger halten.
Häufige Fragen (FAQ)
Wie lange muss ich Rechnungen 2026 aufbewahren?
Buchungsbelege wie Rechnungen müssen seit 2025 nur noch 8 statt 10 Jahre aufbewahrt werden. Die verkürzte Frist gilt für alle Belege, deren 10-Jahres-Frist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war.
Welche Unterlagen bleiben bei 10 Jahren?
Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Bilanzen unterliegen weiterhin der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist.
Wann beginnt die Frist?
Mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der letzte Eintrag gemacht wurde oder das Dokument entstanden ist – nicht mit dem Belegdatum selbst.
Darf ich Papierbelege einscannen und vernichten?
Ja, das „ersetzende Scannen“ ist zulässig, wenn der Vorgang GoBD-konform dokumentiert ist und die digitalen Belege unveränderbar gespeichert werden.
Reicht es, eine E-Rechnung auszudrucken?
Nein. Elektronisch empfangene Rechnungen müssen im Originalformat aufbewahrt werden. Ein Ausdruck genügt den GoBD nicht.
Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Eine Beschreibung, wie Belege erfasst, verarbeitet und archiviert werden. Sie macht die digitale Buchführung für das Finanzamt nachvollziehbar und ist Teil der GoBD.
Quellen & Rechtsgrundlagen
Alle Werte wurden am 8. Juli 2026 anhand der folgenden Primär- und Fachquellen geprüft. Rechtsstand: Veranlagungszeitraum 2026.
Wir übersetzen Steuerrecht in verständliche Sprache und prüfen jede Zahl gegen die Primärquelle. Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Beratung durch Steuerberater, Rechtsanwalt oder Lohnsteuerhilfeverein.