Betriebsausgaben sind alle Aufwendungen, die durch deinen Betrieb veranlasst sind (§ 4 Abs. 4 EStG) – sie mindern deinen Gewinn und damit die Steuerlast.
Zuletzt fachlich geprüft am 14. Juli 2026 · Rechtsstand: 2026
Absetzbar ist, was betrieblich veranlasst ist: Waren, Software, Büro, Fahrzeuge, Fortbildung, Versicherungen. Einige Kosten sind nur begrenzt abziehbar: Bewirtung zu 70 %, Geschenke an Geschäftspartner bis 50 € pro Person und Jahr. Privat veranlasste Kosten der Lebensführung sind nicht abziehbar; bei gemischter Nutzung wird aufgeteilt. Alles fließt in die EÜR.
Was eine Betriebsausgabe ist
Entscheidend ist der betriebliche Anlass. Sobald eine Ausgabe objektiv mit deiner selbständigen Tätigkeit zusammenhängt, ist sie grundsätzlich abziehbar – unabhängig davon, ob sie notwendig, üblich oder zweckmäßig war. Bei gemischt genutzten Gütern (z. B. Telefon, Auto) wird der betriebliche Anteil geschätzt oder per Nachweis (Fahrtenbuch) ermittelt.
Typische Betriebsausgaben
- Wareneinsatz und Material;
- Miete und Nebenkosten für Büro oder Werkstatt;
- Arbeitsmittel und Software (Geringwertige Wirtschaftsgüter sofort, teurere über die AfA);
- Fahrzeug- und Reisekosten inklusive Verpflegungspauschalen;
- Fortbildung, Fachliteratur, Beiträge zu Berufsverbänden;
- Versicherungen mit betrieblichem Bezug, Steuerberatung, Kontoführung;
- Personalkosten und Fremdleistungen.
Nur begrenzt oder gar nicht abziehbar
| Kostenart | Abzug |
|---|---|
| Bewirtung aus geschäftlichem Anlass | 70 % (bei ordnungsgemäßem Beleg) |
| Geschenke an Geschäftspartner | bis 50 € je Person und Jahr |
| Arbeitszimmer | nach § 4 Abs. 5 Nr. 6b EStG |
| Private Lebensführung | nicht abziehbar |
| Geldbußen, Strafen | nicht abziehbar |
Bewirtungsbelege ohne Anlass und Teilnehmer werden nicht anerkannt. Notiere immer den geschäftlichen Anlass und die Namen der Teilnehmer auf dem Beleg – sonst streicht das Finanzamt den Abzug komplett, nicht nur die 30 %.
Geringwertige Wirtschaftsgüter & Abschreibung
Wie du eine Anschaffung absetzt, hängt vom Nettopreis ab. Die Grenze für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) entscheidet über Sofortabzug oder Verteilung über mehrere Jahre:
| Nettopreis | Behandlung |
|---|---|
| bis 800 € | GWG – sofort in voller Höhe |
| 250 € bis 1.000 € (Wahlrecht) | Sammelposten, Auflösung über 5 Jahre |
| über 800 € | Abschreibung über die Nutzungsdauer (AfA) |
| Computer, Notebook, Software | Nutzungsdauer 1 Jahr – faktisch sofort |
Für Computerhardware und Betriebssoftware lässt die Finanzverwaltung eine Nutzungsdauer von einem Jahr zu – der volle Betrag wirkt also praktisch sofort. Wer die Steuerlast eines guten Jahres senken will, kann zudem einen Investitionsabzugsbetrag (IAB) von bis zu 50 % für geplante Anschaffungen vorziehen.
Fahrzeug- & Reisekosten
Beim betrieblich genutzten Fahrzeug hast du zwei Wege: Gehört es zum Betriebsvermögen, sind alle Kosten Betriebsausgaben, der Privatanteil wird versteuert (1-%-Regel oder Fahrtenbuch). Nutzt du deinen privaten Pkw betrieblich, setzt du 0,30 € je gefahrenem Kilometer an.
- Verpflegungsmehraufwand bei Auswärtstätigkeit: 14 € (mehr als 8 Std.) bzw. 28 € (24 Std.) pro Tag;
- Übernachtungskosten in tatsächlicher Höhe;
- Bahn, Mietwagen, ÖPNV voll als Reisekosten;
- Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb nur mit der Entfernungspauschale (2026: 0,38 €/km ab dem 1. km).
Arbeitszimmer & Homeoffice
Auch Selbständige setzen ein häusliches Arbeitszimmer nur ab, wenn es den Mittelpunkt der Tätigkeit bildet – dann in voller Höhe, sonst über die Jahrespauschale von 1.260 €. Ohne eigenen Raum bleibt die Homeoffice-Tagespauschale von 6 € je Tag (max. 1.260 €). Details im Ratgeber Häusliches Arbeitszimmer.
Freiberuflerin, Betriebsausgaben sammeln
Jeder zusätzlich belegte Euro Betriebsausgabe senkt den Gewinn – und damit direkt die Einkommensteuer.
Vorweggenommene & nachträgliche Betriebsausgaben
Auch Kosten vor der ersten Rechnung sind absetzbar: Gründungsberatung, erste Ausstattung, Website, Anmeldegebühren – als vorweggenommene Betriebsausgaben. Ebenso zählen nachträgliche Kosten nach Betriebsaufgabe, etwa noch offene Rechnungen. Bei der EÜR gilt das Zufluss-Abfluss-Prinzip: Ausgaben wirken im Jahr der Zahlung.
Bei regelmäßig wiederkehrenden Zahlungen rund um den Jahreswechsel gilt die 10-Tage-Regel: Zahlungen bis zum 10. Januar werden noch dem Vorjahr zugeordnet – nützlich zur Gewinnsteuerung.
Belege & Aufzeichnungspflichten
Ohne Beleg keine Betriebsausgabe. Für die EÜR reicht eine geordnete Sammlung, doch die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung (GoBD) verlangen Vollständigkeit und Unveränderbarkeit – auch bei digitalen Belegen. Bewahre Rechnungen und Kontonachweise zehn Jahre auf.
„Betriebsausgaben sind kein Papierkram, sondern bares Geld – wer lückenlos sammelt, versteuert nur den echten Gewinn.“
– SteuerNest Redaktion, geprüft nach § 4 Abs. 4 EStG
Die häufigsten Fehler
- Bewirtungsbeleg ohne Anlass und Teilnehmer. Ohne Angaben streicht das Finanzamt den ganzen Betrag.
- Teure Anschaffungen sofort voll absetzen. Über 800 € netto ist abzuschreiben.
- Privatanteil nicht herausrechnen. Bei Telefon, Auto und Internet zählt nur der betriebliche Teil.
- Umsatzsteuer falsch behandeln. Vorsteuerabzugsberechtigte buchen netto, Kleinunternehmer brutto.
- Gründungskosten vergessen. Ausgaben vor dem Start sind absetzbar.
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Ausgaben prüfen
7 Punkte · § 4 EStG- Betrieblicher Anlass klarZusammenhang mit der Tätigkeit.
- Belege vollständigRechnung + Zahlungsnachweis.
- Gemischte Nutzung aufgeteiltBetrieblicher Anteil geschätzt/belegt.
- Bewirtung mit Anlass & NamenNur dann 70 % absetzbar.
- Geschenke unter 50 € geprüftGrenze je Person und Jahr.
- GWG vs. AfA entschiedenSofortabzug oder Abschreibung.
- In EÜR eingetragenAusgaben korrekt zugeordnet.
Häufige Fragen (FAQ)
Was sind Betriebsausgaben?
Alle Aufwendungen, die durch deinen Betrieb veranlasst sind (§ 4 Abs. 4 EStG). Sie mindern deinen Gewinn und damit deine Steuer.
Sind Bewirtungskosten voll absetzbar?
Nein. Bei geschäftlichem Anlass sind 70 % der angemessenen Bewirtungskosten abziehbar, sofern der Beleg Anlass und Teilnehmer ausweist.
Wie viel darf ein Geschenk kosten?
Geschenke an Geschäftspartner sind nur abziehbar, wenn sie pro Person und Jahr 50 € nicht übersteigen. Wird die Grenze überschritten, entfällt der Abzug ganz.
Kann ich gemischt genutzte Dinge absetzen?
Nur den betrieblichen Anteil. Bei Telefon, Internet oder Auto wird der betriebliche Nutzungsanteil geschätzt oder – etwa per Fahrtenbuch – nachgewiesen.
Wo trage ich Betriebsausgaben ein?
In die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (Anlage EÜR). Dort werden sie den Betriebseinnahmen gegenübergestellt und ergeben den Gewinn.
Quellen & Rechtsgrundlagen
Alle Angaben wurden am 14. Juli 2026 anhand der folgenden Quellen geprüft. Rechtsstand: 2026.
Wir übersetzen Steuerrecht in verständliche Sprache und prüfen jede Zahl gegen die Primärquelle. Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Beratung durch Steuerberater, Rechtsanwalt oder Lohnsteuerhilfeverein.