Die E-Rechnung wird zum neuen Standard im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B). Ein einfaches PDF gilt seit 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung – gefragt ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format nach europäischer Norm EN 16931.
Zuletzt fachlich geprüft am 18. Juli 2026 · Rechtsstand: Veranlagungszeitraum 2026
Seit 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen und archivieren können. Die Pflicht, selbst E-Rechnungen auszustellen, gilt ab 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz und ab 1. Januar 2028 für alle übrigen. Betroffen sind inländische B2B-Umsätze. Rechnungen an Privatkunden (B2C) bleiben außen vor.
Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?
Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Ein per E-Mail verschicktes PDF oder ein eingescanntes Papierdokument erfüllt das nicht – das gilt seit 2025 nur noch als „sonstige Rechnung“.
Die Fristen 2025–2028 im Überblick
- seit 1.1.2025: Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
- bis 31.12.2026: Übergangsphase – mit Zustimmung des Empfängers dürfen weiter Papier- und PDF-Rechnungen verschickt werden.
- ab 1.1.2027: Ausstellungspflicht für Unternehmen mit über 800.000 € Vorjahresumsatz.
- ab 1.1.2028: Ausstellungspflicht für alle übrigen Unternehmen.
Empfangen können muss sie schon seit 2025. Ausstellen muss sie E-Rechnungen erst ab 1.1.2028 (Umsatz unter 800.000 €). Bis dahin darf sie mit Zustimmung ihrer Geschäftskunden weiter PDFs schicken – empfangene E-Rechnungen muss sie aber bereits jetzt verarbeiten und revisionssicher archivieren.
XRechnung & ZUGFeRD
Zwei Formate haben sich durchgesetzt: XRechnung (reiner XML-Datensatz, vor allem für öffentliche Auftraggeber) und ZUGFeRD (ein Hybrid aus lesbarem PDF plus eingebettetem XML). Beide erfüllen die Norm EN 16931. Für Empfänger ist ZUGFeRD komfortabel, weil das PDF weiterhin am Bildschirm lesbar bleibt.
Empfangen musst du schon jetzt
Auch wenn deine eigene Ausstellungspflicht erst 2027 oder 2028 greift: Empfangsbereit musst du seit 2025 sein. In der Praxis genügt ein E-Mail-Postfach für den Rechnungseingang plus ein Programm oder Onlinedienst, das XRechnung und ZUGFeRD lesen kann. Die Aufbewahrungsfrist beträgt weiterhin acht bis zehn Jahre – die strukturierte Datei ist dabei das Original.
Kleinunternehmer & Ausnahmen
Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen E-Rechnungen empfangen können. Ausgenommen von der Ausstellungspflicht bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise sowie Rechnungen an private Endkunden. Für Umsätze an Privatpersonen (B2C) ändert sich nichts.
So bereitest du dich unkompliziert vor
- Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware wählen, die XRechnung/ZUGFeRD erzeugt und liest.
- Ein festes Postfach für den Rechnungseingang einrichten und kommunizieren.
- Stammdaten (USt-IdNr., Leitweg-ID bei Behörden) sauber pflegen.
- Archivierung klären: die strukturierte Datei revisionssicher aufbewahren.
Deine Checkliste: E-Rechnung
Hak ab, was auf dich zutrifft – dein Fortschritt wird automatisch gespeichert.
Bereit für die Pflicht
5 Punkte- Empfang sicherstellenPostfach + Software, die XRechnung und ZUGFeRD liest (seit 2025 Pflicht).
- Ausstellungsfrist kennen2027 ab 800.000 € Umsatz, 2028 für alle übrigen.
- Format festlegenXRechnung oder ZUGFeRD nach EN 16931.
- Stammdaten pflegenUSt-IdNr. und ggf. Leitweg-ID hinterlegen.
- Revisionssicher archivierenStrukturierte Datei ist das Original – 8–10 Jahre aufbewahren.
Häufige Fragen (FAQ)
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Empfangen müssen alle inländischen Unternehmen seit 1.1.2025. Ausstellen müssen sie ab 1.1.2027 (Umsatz über 800.000 €) bzw. ab 1.1.2028 (alle übrigen).
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein. Ein einfaches PDF oder ein Scan gilt nur als sonstige Rechnung. Eine echte E-Rechnung ist ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD nach EN 16931.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Empfangen müssen auch Kleinunternehmer seit 2025. Für die Ausstellung gelten dieselben Übergangsfristen; Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sind ausgenommen.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die Pflicht betrifft nur inländische B2B-Umsätze. Rechnungen an private Endkunden (B2C) sind nicht erfasst.
Welche Software brauche ich?
Eine Rechnungs- oder Buchhaltungslösung, die XRechnung und ZUGFeRD erzeugen und lesen kann. Viele Anbieter haben das Format bereits integriert.
Quellen & Rechtsgrundlagen
Alle Werte wurden am 18. Juli 2026 anhand der folgenden Primär- und Fachquellen geprüft. Rechtsstand: Veranlagungszeitraum 2026.
Wir übersetzen Steuerrecht in verständliche Sprache und prüfen jede Zahl gegen die Primärquelle. Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Beratung durch Steuerberater, Rechtsanwalt oder Lohnsteuerhilfeverein.