Eine korrekte Rechnung ist mehr als eine Zahlungsaufforderung: Sie ist die Grundlage für den Vorsteuerabzug deines Kunden und dein Beleg gegenüber dem Finanzamt. Fehlt eine Pflichtangabe, kann der Empfänger die Vorsteuer verlieren – und bei dir häufen sich Rückfragen. Die gute Nachricht: Die Anforderungen sind klar geregelt und mit einer festen Vorlage einmal richtig eingerichtet.
Zuletzt fachlich geprüft am 10. Juli 2026 · Rechtsstand: 2026
Jede Rechnung braucht neun Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG. Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus, ergänzen aber einen Hinweis auf die Steuerbefreiung. Für Beträge bis 250 € brutto genügt eine vereinfachte Kleinbetragsrechnung (§ 33 UStDV). Die Rechnungsnummer muss einmalig, aber nicht lückenlos sein.
Die 9 Pflichtangaben nach § 14 UStG
Für Rechnungen über 250 € brutto schreibt § 14 Abs. 4 UStG die folgenden Angaben zwingend vor. Fehlt eine davon, ist die Rechnung formell unvollständig.
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers.
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Ausstellers.
- Ausstellungsdatum der Rechnung.
- Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer.
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung.
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (Leistungsdatum), auch wenn er dem Rechnungsdatum entspricht.
- Entgelt, nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselt (Nettobetrag).
- Anzuwendender Steuersatz (19 % oder 7 %) und der darauf entfallende Steuerbetrag – oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.
- Hinweis auf besondere Regelungen, etwa Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse-Charge) oder Aufbewahrungspflicht bei Leistungen an Privatpersonen im Zusammenhang mit einem Grundstück.
| Position | Betrag |
|---|---|
| Nettoentgelt (Leistung) | 1.000,00 € |
| zzgl. Umsatzsteuer 19 % | 190,00 € |
| Rechnungsbetrag brutto | 1.190,00 € |
Wer als Kleinunternehmer versehentlich Umsatzsteuer ausweist, schuldet diese dem Finanzamt tatsächlich (§ 14c UStG) – auch wenn er gar nicht berechtigt war, sie zu erheben. Prüfe deine Vorlage einmal gründlich, bevor du sie speicherst.
Sonderfall Kleinunternehmer (§ 19 UStG)
Als Kleinunternehmer weist du keine Umsatzsteuer aus. Steuersatz und Steuerbetrag entfallen; stattdessen gehört ein klarer Hinweis auf die Rechnung, zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Alle übrigen Pflichtangaben – Name, Anschrift, Steuernummer, Datum, Rechnungsnummer, Leistung – bleiben bestehen. Ob sich die Kleinunternehmerregelung für dich lohnt, liest du im Ratgeber Kleinunternehmerregelung § 19 UStG.
Kleinbetragsrechnung bis 250 €
Für Rechnungen bis 250 € brutto erleichtert § 33 UStDV die Anforderungen. Es genügen:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers (Empfängeranschrift nicht nötig),
- Ausstellungsdatum,
- Menge und Art der Leistung,
- Bruttobetrag in einer Summe sowie
- der anzuwendende Steuersatz (bzw. Hinweis auf die Steuerbefreiung).
Eine fortlaufende Rechnungsnummer und die getrennte Ausweisung von Netto und Steuer sind hier nicht erforderlich – praktisch etwa für Barverkäufe oder kleine Dienstleistungen.
Nummernkreise sind erlaubt
Die Nummer muss einmalig und nachvollziehbar sein – eine lückenlose Reihenfolge verlangt das Gesetz nicht.
E-Rechnungspflicht ab 2026
Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) gilt seit dem 1. Januar 2025 die E-Rechnung. Eine E-Rechnung ist kein PDF, sondern ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD). Bereits seit 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; für den Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen.
| Zeitraum | Was gilt |
|---|---|
| seit 1.1.2025 | Empfang von E-Rechnungen verpflichtend |
| 2025–2026 | Papier/PDF mit Zustimmung des Empfängers noch erlaubt |
| ab 1.1.2027 | E-Rechnungspflicht für Umsätze großer Unternehmen (> 800.000 €) |
| ab 1.1.2028 | E-Rechnungspflicht für alle B2B-Umsätze |
Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Rechnungen an Privatkunden bleibt die klassische Form erlaubt. Kleinunternehmer müssen ebenfalls E-Rechnungen empfangen können. Die Details erklärt der Ratgeber E-Rechnungspflicht im B2B.
Zahlungsziel, Skonto & Verzug
Neben den Pflichtangaben entscheiden freiwillige Angaben über deine Liquidität. Sinnvoll sind:
- Zahlungsziel mit konkretem Datum („zahlbar bis 30.06.2026“) statt vager Formulierungen;
- Skonto als Anreiz zur schnellen Zahlung (z. B. „2 % bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen“);
- Bankverbindung mit IBAN und BIC;
- Verzug: Ohne Mahnung tritt Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Rechnungszugang ein – danach darfst du Verzugszinsen berechnen.
Aufbewahrung & Rechnungskorrektur
Ausgangs- und Eingangsrechnungen bewahrst du zehn Jahre auf – bei E-Rechnungen im ursprünglichen, unveränderbaren Format (GoBD). Ist eine Rechnung fehlerhaft, korrigierst du sie nicht durch Überschreiben, sondern durch eine Stornorechnung (Gutschrift der alten Nummer) und eine neue, korrekte Rechnung.
Lege dir eine geprüfte Rechnungsvorlage an, die alle neun Pflichtangaben und dein Zahlungsziel enthält. Einmal richtig eingerichtet, sparst du dir bei jeder Rechnung die Fehlersuche – und Vorlagen findest du auch bei unseren Musterschreiben.
„Eine Rechnung mit allen neun Angaben ist kein Bürokram, sondern deine Eintrittskarte zum Vorsteuerabzug – für dich und deinen Kunden.“
– SteuerNest Redaktion, geprüft nach § 14 UStG
Die häufigsten Fehler
- Als Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausweisen. Dann schuldest du sie nach § 14c UStG.
- Leistungsdatum vergessen. Es ist auch dann anzugeben, wenn es dem Rechnungsdatum entspricht.
- Rechnungsnummer doppelt vergeben. Jede Nummer darf nur einmal vorkommen.
- E-Rechnungen nicht empfangen können. Seit 2025 für alle Unternehmen Pflicht.
- Fehlerhafte Rechnung überschreiben. Korrekt ist Storno plus Neuausstellung.
Deine Checkliste
Hak ab, was auf deiner Rechnung steht – dein Fortschritt wird automatisch gespeichert.
Rechnung prüfen
8 Punkte · § 14 UStG- Name & Anschrift beider SeitenAussteller und Empfänger vollständig.
- Steuernummer oder USt-IdNr.Eine der beiden gehört auf jede Rechnung.
- Rechnungs- & LeistungsdatumBeides angeben, auch wenn identisch.
- Einmalige RechnungsnummerNummernkreis festlegen, nicht doppelt vergeben.
- Menge & Art der LeistungKlar und nachvollziehbar beschreiben.
- Netto, Steuersatz & SteuerbetragOder § 19-Hinweis bei Kleinunternehmern.
- Besondere Hinweise geprüftReverse-Charge, Steuerbefreiung, Aufbewahrung.
- Kopie revisionssicher ablegen10 Jahre aufbewahren (GoBD).
Häufige Fragen (FAQ)
Welche Angaben muss eine Rechnung enthalten?
§ 14 Abs. 4 UStG verlangt neun Pflichtangaben: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt nach Steuersätzen, Steuersatz und Steuerbetrag sowie Hinweise auf Steuerbefreiungen.
Muss die Rechnungsnummer fortlaufend sein?
Sie muss einmalig und nachvollziehbar sein, aber nicht lückenlos aufsteigend. Nummernkreise – etwa je Jahr oder Kundengruppe – sind zulässig, solange sich keine Nummer wiederholt.
Was gilt für Kleinunternehmer nach § 19 UStG?
Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus. Statt Steuersatz und Steuerbetrag gehört ein Hinweis auf die Steuerbefreiung auf die Rechnung, etwa: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Was ist eine Kleinbetragsrechnung?
Bei Rechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) genügen Name und Anschrift des Ausstellers, Datum, Menge und Art der Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz. Rechnungsnummer und Empfängeranschrift sind nicht zwingend.
Wann brauche ich die USt-IdNr. statt der Steuernummer?
Beide sind grundsätzlich zulässig. Bei innergemeinschaftlichen Leistungen an Unternehmer im EU-Ausland ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erforderlich.
Was passiert bei fehlerhaften Pflichtangaben?
Fehlen Pflichtangaben, kann der Empfänger den Vorsteuerabzug verlieren. Rechnungen lassen sich aber berichtigen – am besten zeitnah und mit Verweis auf die ursprüngliche Rechnungsnummer.
Quellen & Rechtsgrundlagen
Alle Angaben wurden am 10. Juli 2026 anhand der folgenden Quellen geprüft. Rechtsstand: 2026.
Wir übersetzen Steuerrecht in verständliche Sprache und prüfen jede Zahl gegen die Primärquelle. Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Beratung durch Steuerberater, Rechtsanwalt oder Lohnsteuerhilfeverein.