Die entscheidende Frage ist nicht, ob KI in der Kanzlei erlaubt ist, sondern unter welchen Bedingungen.
Zuletzt fachlich geprüft am 25. Juli 2026 · Rechtsstand 2026
Mandantendaten unterliegen der Verschwiegenheitspflicht (§ 57 StBerG) und sind strafrechtlich geschützt (§ 203 StGB). Die Einbindung von IT-Dienstleistern – und damit auch von KI-Anbietern – ist nach § 62a StBerG zulässig, wenn du den Dienstleister sorgfältig auswählst, ihn zur Verschwiegenheit verpflichtest und den Zugang auf das Erforderliche begrenzt. Datenschutzrechtlich brauchst du zusätzlich einen AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO, eine Rechtsgrundlage, ausgeschlossenes Training mit deinen Eingaben und – bei Drittlandanbietern – belegte Transfergarantien.
Der strafrechtliche Rahmen: § 203 StGB
§ 203 StGB stellt das unbefugte Offenbaren fremder Geheimnisse unter Strafe. Für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte umfasst das alles, was ihnen in ihrer beruflichen Eigenschaft anvertraut wurde – bis hin zur Tatsache, dass ein Mandatsverhältnis besteht.
Seit der Reform von 2017 ist klargestellt: Die Einbeziehung mitwirkender Personen, darunter externe IT-Dienstleister, ist kein Offenbaren im strafrechtlichen Sinne, wenn die berufsrechtlichen Voraussetzungen eingehalten werden. Wer sie missachtet, kann sich strafbar machen – Fahrlässigkeit genügt nicht, wohl aber bedingter Vorsatz bei bewusstem Wegsehen.
Die berufsrechtlichen Voraussetzungen (§ 62a StBerG)
| Anforderung | Umsetzung beim KI-Tool |
|---|---|
| Sorgfältige Auswahl | Anbieter prüfen: Sitz, Hosting, Zertifizierungen, Subunternehmer, Vertragsbedingungen. Ergebnis dokumentieren. |
| Verschwiegenheitsverpflichtung | Textliche Verpflichtung des Dienstleisters – über den AV-Vertrag hinaus ausdrücklich zur Verschwiegenheit. |
| Zugangsbegrenzung | Nur die Daten, die die Leistung erfordert. Keine Pauschalfreigabe des gesamten Dokumentenmanagements. |
| Belehrung & Kontrolle | Weisungen dokumentieren, Nachweise regelmäßig einfordern, Änderungen der Subunternehmerkette überwachen. |
Praktisch bedeutet das: Ein kostenloser Consumer-Chatbot ohne Vertrag erfüllt diese Voraussetzungen nicht. Ein Business- oder Enterprise-Angebot mit AV-Vertrag, abgeschaltetem Training und EU-Hosting kann sie erfüllen.
Die DSGVO-Ebene: AV-Vertrag und Transfer
Der KI-Anbieter verarbeitet Mandantendaten in deinem Auftrag – das ist Auftragsverarbeitung. Erforderlich sind ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO mit allen Pflichtinhalten, eine Regelung zu Subunternehmern, technische und organisatorische Maßnahmen sowie Löschkonzepte.
Sitzt der Anbieter außerhalb der EU, brauchst du zusätzlich eine Grundlage für den Drittlandtransfer: einen Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln, ergänzt um eine Risikobewertung des Transfers. Nur den Haken im Bestellprozess zu setzen genügt nicht – du musst die Unterlagen vorhalten.
Werden deine Prompts zum Training des Modells genutzt, verlässt der Mandanteninhalt deine Zweckbindung dauerhaft. Für Kanzleien ist ein vertraglich zugesichertes Trainingsverbot deshalb nicht optional, sondern Voraussetzung.
Wie der Einsatz in der Praxis aussieht
Bewährt hat sich ein Stufenmodell. Stufe 1: allgemeine Recherche und Formulierung ohne Mandantenbezug – unkritisch. Stufe 2: Arbeit mit pseudonymisierten Sachverhalten (Namen, Steuernummern, Beträge ersetzt) – zulässig bei sauberer Prozessdisziplin. Stufe 3: Verarbeitung echter Mandantendaten in einem geprüften, vertraglich abgesicherten System – nur nach dokumentierter Freigabe.
Über alle Stufen gilt: Die fachliche Verantwortung bleibt beim Berufsträger. Ein KI-Entwurf ersetzt keine Prüfung; er ist Vorarbeit. Halte dazu in der Akte fest, wer den Entwurf geprüft und freigegeben hat.
Und: Informiere deine Mandanten. Eine kurze Klausel in den Mandatsbedingungen zum Einsatz technischer Dienstleister samt KI schafft Vertrauen und Rechtsklarheit.
Haftung und Sanktionen
Drei Ebenen können sich addieren: strafrechtlich nach § 203 StGB, berufsrechtlich über Rügen und Maßnahmen der Steuerberaterkammer, datenschutzrechtlich über Bußgelder nach Art. 83 DSGVO und Schadensersatz nach Art. 82 DSGVO. Zivilrechtlich kommt die Haftung gegenüber dem Mandanten hinzu, wenn ein fehlerhafter KI-Entwurf ungeprüft übernommen wurde.
Umgekehrt schützt Dokumentation: Wer Auswahl, Vertrag, Schulung und Freigabeprozess belegen kann, hat im Streitfall die stärkere Position. Details zu den Sanktionen im Ratgeber Bußgeld und Schadensersatz.
Deine Checkliste
Hak ab, was du erledigt hast – dein Fortschritt wird automatisch gespeichert.
KI-Einsatz in der Kanzlei absichern
0 von 8 erledigt- Anbieter prüfenSitz, Hosting, Subunternehmer, Zertifikate – dokumentiert.
- AV-Vertrag schließenArt. 28 DSGVO mit allen Pflichtinhalten.
- Verschwiegenheit verpflichten§ 62a StBerG: textliche Verpflichtung einholen.
- Training abschaltenVertraglich zugesichertes Trainingsverbot.
- Drittlandtransfer belegenSCC oder Angemessenheitsbeschluss plus Risikobewertung.
- PseudonymisierenNamen, Steuernummern und Beträge vor der Eingabe ersetzen.
- Freigabeprozess festhaltenWer prüft KI-Entwürfe – und wie wird das vermerkt?
- Mandanten informierenKlausel in den Mandatsbedingungen ergänzen.
Häufige Fragen (FAQ)
Darf ich Mandantendaten in ChatGPT eingeben?
Nicht in einen kostenlosen Consumer-Zugang ohne Vertrag. Mit einem Business- oder Enterprise-Zugang, abgeschaltetem Training, AV-Vertrag und belegten Transfergarantien kann es zulässig sein – vorzugsweise trotzdem mit pseudonymisierten Sachverhalten.
Reicht ein AV-Vertrag für das Berufsgeheimnis?
Nein. Der AV-Vertrag deckt die DSGVO ab. Für § 203 StGB und § 62a StBerG brauchst du zusätzlich die sorgfältige Auswahl, die ausdrückliche Verschwiegenheitsverpflichtung und die Begrenzung des Zugangs.
Muss ich Mandanten um Einwilligung bitten?
Eine Einwilligung ist meist nicht erforderlich, da die Verarbeitung zur Durchführung des Mandats erfolgt. Transparenz ist gleichwohl geboten – über die Datenschutzhinweise und eine Klausel in den Mandatsbedingungen.
Was gilt für kanzleiinterne KI ohne Cloud?
Ein lokal betriebenes Modell ohne Datenabfluss ist datenschutzrechtlich deutlich einfacher: keine Auftragsverarbeitung, kein Drittlandtransfer. Die Pflichten aus Art. 4 KI-VO zur KI-Kompetenz und die fachliche Endverantwortung bleiben.
Wer haftet, wenn die KI falsch liegt?
Der Berufsträger. Ein KI-Ergebnis ist Vorarbeit; die fachliche Prüfung und Verantwortung sind nicht delegierbar. Deshalb gehört jeder KI-Entwurf durch einen dokumentierten Freigabeschritt.
Quellen & Rechtsgrundlagen
Alle Angaben wurden am 25. Juli 2026 anhand der folgenden Quellen geprüft. Rechtsstand: 2026.
Wir übersetzen Steuer- und Datenschutzrecht in verständliche Sprache und prüfen jede Aussage gegen die Primärquelle. Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Beratung durch Steuerberater, Rechtsanwalt oder Lohnsteuerhilfeverein.