Die Kassennachschau ist ein eigenständiges Verfahren: kein Prüfungsauftrag, keine Ankündigung – dafür klare Grenzen, was Prüfer verlangen dürfen.
Zuletzt fachlich geprüft am 10. August 2026 · Rechtsstand: Veranlagungszeitraum 2026
Die Kassennachschau nach § 146b AO ist eine unangekündigte Prüfung der Kassenführung während der Geschäftszeiten. Prüfer dürfen Geschäftsräume betreten, einen Kassensturz verlangen, Aufzeichnungen und Daten der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) einsehen und den Datenexport nach DSFinV-K anfordern. Ergibt sich Anlass, kann ohne Prüfungsanordnung zur Außenprüfung übergegangen werden – dafür ist ein schriftlicher Hinweis erforderlich. Wohnräume dürfen nur in engen Ausnahmefällen betreten werden.
Was die Kassennachschau ist
Die Kassennachschau ist ein besonderes Kontrollinstrument und keine Außenprüfung. Sie soll die Ordnungsmäßigkeit der Kassenaufzeichnungen zeitnah prüfen: elektronische Registrierkassen, PC-Kassen, App-Kassen, Waagen mit Registrierfunktion, Taxameter – und ebenso die offene Ladenkasse.
Weil sie nicht angekündigt wird, gibt es keine Prüfungsanordnung und keinen Prüfungszeitraum. Prüfer weisen sich mit Dienstausweis aus; erst dann beginnt die Nachschau. Sie kann auch als Beobachtung im Verkaufsraum beginnen – etwa als Testkauf, bevor sich der Prüfer offenbart.
Der Ablauf Schritt für Schritt
1. Ausweis prüfen und Namen notieren. 2. Kassensturz: Der Prüfer verlangt einen Abgleich des Kassenbestands mit dem Kassenbuch beziehungsweise dem Kassenbericht des Tages. 3. Systemdaten: Einsicht in Kassenprogrammierung, Bedienerprotokolle, Stornos, Trainingsbuchungen. 4. Datenexport nach DSFinV-K auf Datenträger oder in das Prüfsystem. 5. Unterlagen: Verfahrensdokumentation, Bedienungsanleitung, Zertifikat der TSE, Belegausgabe-Nachweis. 6. Abschluss: Feststellungen werden dokumentiert; ein Protokoll ist nicht zwingend, aber sinnvoll.
| Gegenstand | Umfang |
|---|---|
| Kassensturz | Ist-Bestand gegen Soll-Bestand |
| Kassendaten | Einzelaufzeichnungen, Stornos, TSE-Protokolle |
| Datenexport | Standard DSFinV-K, digital lesbar |
| Dokumente | Verfahrensdokumentation, Programmierprotokolle |
| Belegausgabe | Nachweis der Belegausgabepflicht |
| Geschäftsräume | Betreten während der Geschäftszeiten |
Räume, die ausschließlich Wohnzwecken dienen, dürfen grundsätzlich nicht betreten werden. Bei gemischt genutzten Räumen ist der Umfang eng begrenzt.
Deine Rechte und Pflichten
Du bist zur Mitwirkung verpflichtet: Daten bereitstellen, Zugriff auf das Kassensystem ermöglichen, Unterlagen vorlegen. Verweigerst du, drohen Schätzung, Verzögerungsgeld und im Extremfall Zwangsmittel.
Gleichzeitig hast du Rechte: Du darfst deinen Steuerberater hinzuziehen – die Nachschau muss dafür kurz unterbrochen werden können, sofern die Prüfung nicht gefährdet wird. Du darfst die Identität der Prüfer feststellen, dir Feststellungen erläutern lassen und zu Beanstandungen Stellung nehmen. Auskünfte, die dich selbst belasten könnten, solltest du erst nach Rücksprache geben.
Wenn es zur Außenprüfung wird
Ergeben die Feststellungen Anlass für eine umfassendere Prüfung, kann der Prüfer ohne vorherige Prüfungsanordnung zur Außenprüfung übergehen. Auf den Übergang ist schriftlich hinzuweisen – dieser Hinweis ist der entscheidende Zeitpunkt: Ab dann gelten die Regeln der Außenprüfung, insbesondere die Ablaufhemmung der Festsetzungsverjährung und der Ausschluss einer wirksamen Selbstanzeige.
Typische Beanstandungen
Formelle Mängel allein rechtfertigen keine beliebige Schätzung – sie erschüttern aber die Beweiskraft der Buchführung und öffnen die Tür für Zuschätzungen.
So bist du vorbereitet
Der wichtigste Punkt ist die Verfahrensdokumentation: Sie beschreibt, wie deine Kasse arbeitet, wer sie bedient, wie Stornos, Ausfälle und Tagesabschlüsse behandelt werden. Dazu gehören Programmier- und Änderungsprotokolle, Bedienungsanleitungen und das TSE-Zertifikat – am besten in einem Ordner, digital und griffbereit.
Ebenso wichtig: eine klare Ansprechregelung für das Personal. Wer im Laden steht, sollte wissen, wo die Unterlagen liegen, wen er anruft und dass keine Daten gelöscht oder Kassen nachträglich abgeschlossen werden. Prüfe außerdem, ob die Mitteilung deiner Kassensysteme nach § 146a Abs. 4 AO über ELSTER erfolgt ist.
Deine Checkliste: bereit für die Nachschau
Hak ab, was auf dich zutrifft – dein Fortschritt wird automatisch gespeichert.
Deine Checkliste: bereit für die Nachschau
8 Punkte- Verfahrensdokumentation aktuellKassenprozesse schriftlich beschrieben.
- TSE-Zertifikat bereitLaufzeit und Zertifikat prüfen.
- DSFinV-K-Export testenFunktioniert der Datenexport auf Knopfdruck?
- Protokolle archivierenProgrammierungen und Änderungen dokumentiert.
- Personal briefenAusweis prüfen, Berater anrufen, nichts löschen.
- Kassenbuch tagesaktuellKassensturz muss stimmen.
- Belegausgabe sicherstellenPflicht erfüllt, auch digital.
- Kassenmeldung prüfenMitteilung nach § 146a Abs. 4 AO abgegeben?
Häufige Fragen (FAQ)
Wird die Kassennachschau angekündigt?
Nein. Sie findet unangekündigt während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten statt. Eine Prüfungsanordnung ist nicht erforderlich.
Was ist ein Kassensturz?
Der Abgleich des tatsächlichen Kassenbestands mit dem buchmäßigen Bestand. Abweichungen sind zu erläutern.
Darf ich meinen Steuerberater holen?
Ja. Du darfst deinen steuerlichen Berater hinzuziehen. Die Prüfung muss dadurch aber nicht auf einen anderen Tag verlegt werden.
Betrifft die Nachschau auch offene Ladenkassen?
Ja. Auch die offene Ladenkasse wird geprüft – hier stehen tägliche Kassenberichte und die Einzelaufzeichnungen im Fokus.
Kann aus der Nachschau eine Betriebsprüfung werden?
Ja. Der Übergang zur Außenprüfung ist ohne Prüfungsanordnung möglich, muss aber schriftlich mitgeteilt werden.
Was passiert bei formellen Mängeln?
Formelle Mängel können die Beweiskraft der Buchführung erschüttern und zu Hinzuschätzungen führen. Entscheidend ist die Schwere und ob die Vollständigkeit der Einnahmen glaubhaft bleibt.
Quellen & Rechtsgrundlagen
Alle Angaben wurden am 10. August 2026 anhand der folgenden Primär- und Fachquellen geprüft. Rechtsstand: Veranlagungszeitraum 2026.
Wir übersetzen Steuerrecht in verständliche Sprache und prüfen jede Zahl gegen die Primärquelle. Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Beratung durch Steuerberater, Rechtsanwalt oder Lohnsteuerhilfeverein.