Selbständig – souverän
mit dem Finanzamt.

Freiberuflich oder gewerblich: die Einordnung entscheidet

Die Abgrenzung zwischen selbständiger Arbeit nach § 18 EStG und Gewerbebetrieb nach § 15 EStG bestimmt Gewerbesteuerpflicht, Kammermitgliedschaft, Buchführungspflicht und Bilanzierungsfragen. Freiberuflich ist die Tätigkeit der Katalogberufe und der ihnen ähnlichen Berufe; sie setzt eine eigenverantwortliche, leitende Tätigkeit auf Grundlage eigener Fachkenntnisse voraus – die sogenannte Stempeltheorie des BFH.

Gefährlich ist die Abfärbewirkung nach § 15 Abs. 3 Nr. 1 EStG bei Personengesellschaften: Bereits geringe gewerbliche Einkünfte können die gesamten Einkünfte gewerblich infizieren. Der BFH akzeptiert eine Bagatellgrenze von 3 % der Gesamtnettoumsätze und höchstens 24.500 €. Wer darüber liegt, sollte die gewerblichen Tätigkeiten in eine zweite, personell und sachlich getrennte Gesellschaft auslagern.

1. Tätigkeit exakt beschreiben und mit den Katalogberufen des § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG vergleichen.
2. Bei Mischtätigkeiten die Umsätze getrennt aufzeichnen – das ist Voraussetzung für eine spätere Trennung.
3. Fragebogen zur steuerlichen Erfassung sorgfältig ausfüllen: Er prägt die Einordnung durch das Finanzamt.
4. Bei Zweifeln verbindliche Auskunft nach § 89 Abs. 2 AO einholen, statt die Einordnung offenzulassen.
5. Gewerbeanmeldung nur vornehmen, wenn tatsächlich ein Gewerbe vorliegt – die Anmeldung ist ein starkes Indiz.
6. Rechtsformwahl daran anschließen: Einzelunternehmen, Partnerschaft, GmbH oder Holdingstruktur.

Gewinnermittlung: EÜR, Bilanz und Gestaltungsinstrumente

Wer nicht buchführungspflichtig ist, ermittelt den Gewinn durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG. Es gilt das Zu- und Abflussprinzip mit der Zehn-Tage-Regel des § 11 EStG für regelmäßig wiederkehrende Zahlungen. Buchführungspflicht entsteht nach § 141 AO ab 800.000 € Umsatz oder 80.000 € Gewinn; Freiberufler bleiben unabhängig von der Höhe bei der EÜR, solange sie nicht freiwillig bilanzieren.

Zwei Instrumente verschieben Steuerlast in die Zukunft: Der Investitionsabzugsbetrag nach § 7g EStG erlaubt es, 50 % der geplanten Anschaffungskosten vorab abzuziehen, wenn der Gewinn 200.000 € nicht übersteigt; die Investition muss binnen drei Jahren folgen, sonst wird rückwirkend verzinst aufgelöst. Die Sonderabschreibung von 40 % nach § 7g Abs. 5 EStG kommt hinzu.

Umsatzsteuer: Kleinunternehmer, Ist-Versteuerung, Reverse Charge

Seit 2025 ist die Kleinunternehmerregelung als echte Steuerbefreiung ausgestaltet: Umsätze bleiben steuerfrei, solange der Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht übersteigt. Wird die 100.000-€-Grenze überschritten, endet die Befreiung sofort mit dem Umsatz, der die Grenze reißt – nicht erst im Folgejahr. Ein Verzicht bindet fünf Jahre (§ 19 Abs. 3 UStG).

Bei der Ist-Versteuerung nach § 20 UStG entsteht die Steuer erst mit Zahlungseingang – ein Liquiditätsvorteil, der bis 800.000 € Umsatz beantragt werden kann. Grenzüberschreitende Leistungen an Unternehmer verlagern die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger (Reverse Charge, § 13b UStG); dafür sind USt-IdNr., Nachweise und die Zusammenfassende Meldung erforderlich.

1. Gesamtumsatz beider Vorjahre prüfen und die Grenzen laufend überwachen.
2. Bei Überschreiten sofort Rechnungen mit Steuer ausstellen und Vorsteuer geltend machen.
3. Voranmeldungszeitraum bestimmen: monatlich, quartalsweise oder Befreiung bei Kleinbeträgen.
4. Dauerfristverlängerung beantragen und bei monatlicher Abgabe die Sondervorauszahlung berücksichtigen.
5. Ausgangsrechnungen auf die Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG prüfen – fehlende Angaben kosten dem Kunden den Vorsteuerabzug.
6. Auslandsumsätze getrennt erfassen und die Zusammenfassende Meldung fristgerecht übermitteln.

Betriebsausgaben, Firmenwagen und Arbeitszimmer

Betriebsausgaben sind alle betrieblich veranlassten Aufwendungen, § 4 Abs. 4 EStG. Die Abzugsverbote des § 4 Abs. 5 EStG begrenzen sie punktuell: Geschenke über 50 € je Empfänger und Jahr, 30 % nicht abziehbarer Anteil bei Bewirtung, keine Abzugsfähigkeit von Gewerbesteuer nach § 4 Abs. 5b EStG.

Beim Firmenwagen ist zwischen Ein-Prozent-Methode und Fahrtenbuch zu wählen; bei betrieblicher Nutzung unter 50 % ist zwingend nach der tatsächlichen Nutzung abzurechnen. Für Elektrofahrzeuge gilt der Ansatz von 0,25 % des Bruttolistenpreises bis 100.000 €. Das häusliche Arbeitszimmer folgt denselben Regeln wie bei Arbeitnehmern: unbegrenzter Abzug oder 1.260 € Jahrespauschale bei Mittelpunkt, sonst 6 € Tagespauschale.

• Reisekosten: Verpflegungspauschalen und Übernachtung wie im Lohnsteuerrecht, Fahrten mit tatsächlichen Kosten oder 0,30 € je km.
• Bewirtung: 70 % abziehbar, Anlass und Teilnehmer sind zu dokumentieren, § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG.
• GWG: Sofortabzug bis 800 € netto oder Sammelposten mit fünfjähriger Auflösung.
• Vorsteuer: voller Abzug nur bei ordnungsgemäßer Rechnung und unternehmerischer Verwendung, § 15 UStG.

Vorauszahlungen, Fristen, E-Rechnung und Kassenführung

Vorauszahlungen setzt das Finanzamt nach § 37 EStG auf Basis der letzten Veranlagung fest; fällig sind sie am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember. Bricht der Gewinn ein, ist die Herabsetzung zu beantragen – rückwirkend nur bis zum Ablauf des 15. Monats nach dem Veranlagungszeitraum.

Digitalpflichten prägen 2026 den Alltag: Der Empfang strukturierter E-Rechnungen ist seit Januar 2025 Pflicht, der Versand gestaffelt bis 2028; Kassensysteme brauchen eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung und sind nach § 146a Abs. 4 AO zu melden. Die GoBD verlangen unveränderbare Aufzeichnungen, eine Verfahrensdokumentation und die Nachvollziehbarkeit jeder Buchung.

1. Vorauszahlungen quartalsweise mit der laufenden Gewinnentwicklung abgleichen.
2. Herabsetzungsantrag mit Zwischenzahlen und Prognose begründen, § 37 Abs. 3 Satz 3 EStG.
3. Rechnungsausgang auf E-Rechnungsformat umstellen und Eingangskanal dokumentieren.
4. Kassensystem melden und Verfahrensdokumentation schriftlich fixieren.
5. Belege acht Jahre revisionssicher archivieren, § 147 Abs. 3 AO.
6. Bei Liquiditätsengpass Stundung nach § 222 AO beantragen, bevor Säumniszuschläge entstehen.

Betriebsprüfung, Schätzung und Rechtsschutz

Die Außenprüfung beginnt mit der Prüfungsanordnung nach § 196 AO – sie ist ein anfechtbarer Verwaltungsakt und bestimmt Umfang und Zeitraum. Der Datenzugriff ist auf die steuerrelevanten Daten begrenzt (Z1 unmittelbar, Z2 mittelbar, Z3 Datenträgerüberlassung, § 147 Abs. 6 AO). Private Daten sind vorher zu trennen.

Fehlen Aufzeichnungen, darf das Finanzamt nach § 162 AO schätzen – regelmäßig mit Sicherheitszuschlag, Zeitreihenvergleich oder amtlicher Richtsatzsammlung. Gegen eine überzogene Schätzung hilft die eigene, plausibel dokumentierte Gegenrechnung; eine tatsächliche Verständigung kann Streit über Sachverhaltsfragen beenden, nicht über Rechtsfragen.

1. Prüfungsanordnung auf Umfang, Zeitraum und Prüferbenennung kontrollieren und Verlegung beantragen, wenn nötig.
2. Datenzugriff schriftlich auf steuerrelevante Bereiche begrenzen und Zugriffsprotokolle führen.
3. Zwischenergebnisse im Prüfungsverlauf dokumentieren und Schlussbesprechung nach § 201 AO vorbereiten.
4. Prüfungsbericht abwarten und ausschließlich gegen die geänderten Bescheide Einspruch einlegen, § 355 AO.
5. Aussetzung der Vollziehung nach § 361 AO beantragen, wenn eine hohe Nachzahlung droht.
6. Bei Fehlern in eigenen Erklärungen Berichtigungsanzeige nach § 153 AO prüfen, um eine Selbstanzeige zu vermeiden.