Die Frist beginnt erst mit dem Schluss des Jahres, in dem der letzte Eintrag erfolgt oder die Rechnung ausgestellt wurde.
Fachlich geprüft · Rechtsstand: 7. September 2026
Für Buchungsbelege – Rechnungen, Kontoauszüge, Kassenbelege – gilt eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Bei Büchern, Inventaren, Bilanzen und Arbeitsanweisungen bleibt es bei zehn Jahren; für sonstige Unterlagen gelten sechs Jahre. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres der letzten Eintragung. Wichtig: Solange die Unterlagen für eine laufende Prüfung oder ein offenes Verfahren von Bedeutung sind, verlängert sich die Frist.
Welche Frist für welche Unterlage
Acht Jahre gelten für Belege, die einem Buchungsvorgang zugrunde liegen, und für Rechnungen nach § 14b UStG. Zehn Jahre bleiben es für Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen. Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen sind sechs Jahre aufzubewahren.
Elektronische Unterlagen müssen über die gesamte Frist lesbar und maschinell auswertbar bleiben. Ein PDF-Ausdruck genügt nicht, wenn das Original elektronisch war.
Wann die Frist wirklich endet
Der Fristbeginn ist der häufigste Fehler: Er knüpft an das Jahr des letzten Eintrags, nicht an das Belegdatum. Wird ein Beleg aus 2020 erst 2021 verbucht, läuft die Frist ab Ende 2021.
- 1. Unterlagen kategorisieren: Belege, Bücher, Geschäftsbriefe
- 2. Fristbeginn bestimmen: Jahr der letzten Eintragung
- 3. Sperren prüfen: laufende Prüfung, Einspruch, Klage
- 4. Löschkonzept dokumentieren: wer vernichtet was und wann
Was du jetzt tun kannst
Vor der nächsten Aufräumaktion lohnt ein Abgleich mit offenen Verfahren: Läuft ein Einspruch oder eine Betriebsprüfung, dürfen die betroffenen Unterlagen nicht vernichtet werden. Auch die Datenschutz-Löschpflicht rechtfertigt keine vorzeitige Vernichtung steuerlich relevanter Unterlagen.
Bei digitaler Archivierung: Prüfe, ob Format und Software in acht Jahren noch lesbar sind. Ein Migrationsplan gehört in die Verfahrensdokumentation.
Eingegangene E-Rechnungen sind im Originalformat zu archivieren. Der Ausdruck ersetzt die strukturierte Datei nicht – auch nicht nach acht Jahren.
Deine Checkliste: Archiv fristgerecht bereinigen
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Archiv fristgerecht bereinigen
5 Punkte · § 147 AO, § 14b UStG, § 257 HGB- 1. Bestände kategorisierenBelege, Bücher, Geschäftsbriefe trennen.
- 2. Fristbeginn festhaltenJahr der letzten Eintragung je Bestand.
- 3. Offene Verfahren prüfenPrüfung, Einspruch oder Klage sperrt die Vernichtung.
- 4. Digitale Lesbarkeit sichernFormate und Migration dokumentieren.
- 5. Vernichtung protokollierenWas wurde wann und von wem vernichtet?
Häufige Fragen (FAQ)
Gilt die Achtjahresfrist auch für Rechnungen?
Ja. Für Rechnungen im Sinne des § 14b UStG ist die Frist ebenfalls auf acht Jahre verkürzt.
Wann beginnt die Frist?
Mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgt oder die Rechnung ausgestellt wurde – nicht mit dem Belegdatum.
Darf ich Papierbelege nach dem Scannen vernichten?
Grundsätzlich ja, wenn das Scanverfahren in der Verfahrensdokumentation beschrieben und die bildliche Übereinstimmung gesichert ist.
Was gilt bei laufender Betriebsprüfung?
Unterlagen, die für die Prüfung von Bedeutung sind, dürfen nicht vernichtet werden – die Frist verlängert sich entsprechend.
Quellen & Rechtsgrundlagen
Geprüft am 31. August 2026. Meldungen aus laufenden Gesetzgebungs- und Gerichtsverfahren können sich kurzfristig ändern – prüfe den aktuellen Stand anhand der Primärquellen.
Wir verfolgen Gesetzgebung, Rechtsprechung und Verwaltungsanweisungen und übersetzen sie in verständliche Sprache. Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Beratung durch Steuerberater, Rechtsanwalt oder Lohnsteuerhilfeverein.