Die E-Rechnung ist mehr als ein digitales PDF: Sie ist ein maschinenlesbarer Datensatz. Wer früh umstellt, spart später Aufwand.
Zuletzt fachlich geprüft am 2. Juli 2026 · Rechtsstand: Veranlagungszeitraum 2026
Im inländischen B2B-Bereich ist die E-Rechnung Pflicht. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Die Pflicht zum Ausstellen wird gestaffelt eingeführt – mit Übergangsfristen bis Ende 2027 (kleine Unternehmen) bzw. 2028. Als E-Rechnung gilt nur ein strukturiertes Format nach EN 16931 (z. B. XRechnung, ZUGFeRD ab Version 2.x), nicht das einfache PDF.
Was als E-Rechnung gilt
Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931.
Ein per E-Mail versandtes PDF ist keine E-Rechnung in diesem Sinne, sondern eine „sonstige Rechnung“. Zulässige Formate sind insbesondere die XRechnung (reiner XML-Datensatz) und das ZUGFeRD-Format ab Version 2.x, das einen XML-Datensatz in eine PDF/A-3-Datei einbettet (Hybridformat).
Wen die Pflicht trifft
Betroffen sind Umsätze zwischen inländischen Unternehmern (B2B). Für Leistungen an Endverbraucher (B2C) bleibt es bei den bisherigen Regeln. Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen E-Rechnungen empfangen können; von der Pflicht zur Ausstellung sind sie nach derzeitigem Stand ausgenommen bzw. profitieren von Erleichterungen.
Unabhängig von der eigenen Ausstellungspflicht muss seit 2025 jedes Unternehmen technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Ein einfaches E-Mail-Postfach zum Empfang der strukturierten Datei genügt zunächst.
Die Übergangsfristen
| Zeitpunkt | Was gilt |
|---|---|
| seit 01.01.2025 | Empfang von E-Rechnungen verpflichtend |
| bis 31.12.2026 | Papier/PDF beim Ausstellen noch zulässig (mit Zustimmung) |
| bis 31.12.2027 | Erleichterung für kleinere Unternehmen (Vorjahresumsatz ≤ 800.000 €) |
| ab 01.01.2028 | E-Rechnung beim Ausstellen umfassend verpflichtend |
Die gestaffelten Fristen geben Zeit zur Umstellung. Wer jedoch von Geschäftspartnern bereits E-Rechnungen erhält, sollte den Empfangs- und Verarbeitungsprozess zügig aufsetzen.
Umstellung 2026
Auch wer selbst noch Papierrechnungen schreiben darf, muss eingehende E-Rechnungen revisionssicher archivieren und verarbeiten können.
Deine Checkliste
Hak ab, was auf dich zutrifft – dein Fortschritt wird automatisch gespeichert.
E-Rechnung umsetzen
8 Punkte- Empfangskanal einrichtenE-Mail-Postfach oder Portal für E-Rechnungen.
- Software prüfenKann sie XRechnung/ZUGFeRD lesen & schreiben?
- Stammdaten ergänzenLeitweg-ID, USt-IdNr., IBAN aktuell halten.
- Formate festlegenXRechnung oder ZUGFeRD 2.x wählen.
- Archivierung sichernGoBD-konform, unveränderbar, 8/10 Jahre.
- Prozesse dokumentierenVerfahrensdokumentation aktualisieren.
- Team schulenRechnungserstellung und -prüfung anpassen.
- Übergangsfrist beachtenEigene Ausstellungspflicht ab 2027/2028.
Häufige Fragen (FAQ)
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Der verpflichtende Empfang gilt seit dem 1. Januar 2025. Die Pflicht zum Ausstellen wird gestaffelt eingeführt – mit Übergangsregelungen bis Ende 2026 bzw. 2027 und umfassender Pflicht ab 2028.
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein. Ein einfaches PDF gilt als „sonstige Rechnung“. Eine E-Rechnung erfordert ein strukturiertes Format nach EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.x.
Gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen E-Rechnungen empfangen können. Von der Pflicht zur Ausstellung sind sie nach aktuellem Stand ausgenommen bzw. profitieren von Erleichterungen.
Betrifft die Pflicht auch Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die Pflicht gilt nur im inländischen B2B-Bereich. Rechnungen an Endverbraucher (B2C) bleiben von der E-Rechnungspflicht unberührt.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Die XRechnung ist ein reines XML-Format. ZUGFeRD ist ein Hybridformat, das den strukturierten XML-Datensatz in eine PDF/A-3-Datei einbettet, sodass die Rechnung für Menschen lesbar und für Maschinen verarbeitbar ist.
Wie muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
E-Rechnungen sind GoBD-konform, unveränderbar und im ursprünglichen Format zu archivieren. Die Aufbewahrungsfrist beträgt nach derzeitigem Stand acht bzw. zehn Jahre.
Brauche ich neue Software?
In der Regel ja bzw. ein Update. Gängige Buchhaltungs- und Rechnungsprogramme unterstützen die Formate. Für den reinen Empfang genügt zunächst ein E-Mail-Postfach und ein Viewer.
Was passiert bei fehlerhaften E-Rechnungen?
Entspricht eine Rechnung nicht den Formatvorgaben, kann der Vorsteuerabzug gefährdet sein. Fehlerhafte E-Rechnungen sollten reklamiert und korrigiert übermittelt werden.
Muss ich der E-Rechnung zustimmen?
Während der Übergangszeit ist für Papier- oder PDF-Rechnungen die Zustimmung des Empfängers nötig. Für die E-Rechnung im B2B ist ab Geltung der Pflicht keine gesonderte Zustimmung mehr erforderlich.
Wo ist die E-Rechnung gesetzlich geregelt?
Die Vorgaben ergeben sich aus § 14 UStG in Verbindung mit dem Wachstumschancengesetz und den begleitenden BMF-Schreiben. Maßgebliche Norm für das Format ist die EN 16931.
Quellen & Rechtsgrundlagen
Alle Angaben wurden am 2. Juli 2026 anhand der folgenden Quellen geprüft. Rechtsstand: 2026, gestaffelte Übergangsfristen.
Wir übersetzen Steuerrecht in verständliche Sprache und prüfen jede Zahl gegen die Primärquelle. Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Beratung durch Steuerberater, Rechtsanwalt oder Lohnsteuerhilfeverein.