Die Meldepflicht für elektronische Kassen war jahrelang ausgesetzt. Seit dem Start des ELSTER-Verfahrens gilt sie – mit engen Monatsfristen für neue und ausgemusterte Geräte.
Zuletzt fachlich geprüft am 10. August 2026 · Rechtsstand: Veranlagungszeitraum 2026
Wer elektronische Aufzeichnungssysteme mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung einsetzt, muss diese dem Finanzamt elektronisch über ELSTER mitteilen. Für Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, lief die Meldefrist bis zum 31. Juli 2025. Seither gilt: Anschaffung und Außerbetriebnahme sind innerhalb eines Monats zu melden. Gemeldet werden immer alle Systeme einer Betriebsstätte gemeinsam. Nicht meldepflichtig sind offene Ladenkassen.
Wer melden muss – und wer nicht
Meldepflichtig ist jeder, der ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a AO einsetzt: elektronische Registrierkassen, PC- und Tablet-Kassen, App-Kassen, Kassensysteme im Handel und in der Gastronomie sowie EU-Taxameter und Wegstreckenzähler. Entscheidend ist, dass eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) eingesetzt wird.
Nicht meldepflichtig sind offene Ladenkassen, reine Warenwirtschaftssysteme ohne Kassenfunktion sowie Geldautomaten, Waren- und Dienstleistungsautomaten. Wer ausschließlich mit offener Kasse arbeitet, gibt keine Mitteilung ab – die Aufzeichnungspflichten bleiben davon unberührt.
Die Mitteilung erfasst stets alle Systeme einer Betriebsstätte. Kommt ein Gerät hinzu oder fällt eines weg, ist die Betriebsstätte mit allen aktuellen Systemen erneut zu melden.
Welche Angaben nötig sind
Für jedes System werden Hersteller, Modell, Software- und Seriennummer, Datum der Anschaffung sowie die Art und Seriennummer der TSE übermittelt. Dazu kommen Angaben zur Betriebsstätte und – bei Abgang – das Datum der Außerbetriebnahme.
| Angabe | Woher |
|---|---|
| Art des Systems | Kassenhandbuch, Rechnung |
| Hersteller und Modell | Typenschild, Rechnung |
| Seriennummer | Gerät oder Kassenmenü |
| TSE-Art und -Seriennummer | TSE-Zertifikat, Kassenmenü |
| Datum der Anschaffung | Rechnung |
| Datum der Außerbetriebnahme | eigene Dokumentation |
Fristen und Zeitpunkte
| Fall | Frist |
|---|---|
| System vor dem 01.07.2025 angeschafft | Meldung bis 31.07.2025 |
| Anschaffung ab 01.07.2025 | innerhalb eines Monats |
| Außerbetriebnahme | innerhalb eines Monats |
| Miete oder Leasing | wie Anschaffung – Beginn und Ende melden |
Bei gemieteten oder geleasten Systemen gelten Beginn und Ende der Nutzung als Anschaffung und Außerbetriebnahme. Wichtig auch: Wer ein System außer Betrieb nimmt, muss die Meldung abgeben – selbst wenn danach kein elektronisches System mehr im Einsatz ist.
So läuft die Meldung praktisch
1. In Mein ELSTER das Formular für die Mitteilung elektronischer Aufzeichnungssysteme öffnen – alternativ über die ERiC-Schnittstelle der Steuerberatungssoftware. 2. Betriebsstätte auswählen. 3. Alle im Einsatz befindlichen Systeme mit den Pflichtangaben erfassen. 4. Übermitteln und das Übertragungsprotokoll archivieren – es ist der Nachweis für die erfüllte Pflicht.
Deine Kanzlei kann die Mitteilung mit Vollmacht übernehmen. Praktisch bewährt hat sich ein Kassenregister: eine einfache Liste aller Geräte mit Seriennummern, TSE-Daten und Meldedatum, die bei jedem Gerätewechsel fortgeschrieben wird.
Was zu melden ist
Weil immer die gesamte Betriebsstätte gemeldet wird, führt schon ein Gerätetausch zu einer neuen Mitteilung für diesen Standort.
Was bei Verstößen droht
Die Mitteilungspflicht ist eine steuerliche Pflicht. Wird sie nicht erfüllt, kann das Finanzamt Zwangsgeld festsetzen. Vor allem aber ist die fehlende Meldung ein Einstiegspunkt für die Kassennachschau: Wer nicht gemeldet hat, gilt schnell als jemand, der die Kassenpflichten insgesamt nicht im Griff hat – mit dem Risiko von Hinzuschätzungen.
Ein unmittelbares Bußgeld ist für die Meldeversäumnis selbst nicht vorgesehen; für Verstöße gegen die Belegausgabe- und TSE-Pflichten nach § 379 AO drohen dagegen Geldbußen bis 25.000 €.
Deine Checkliste: Kassenmeldung erledigen
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Deine Checkliste: Kassenmeldung erledigen
7 Punkte- Systeme erfassenAlle Geräte je Betriebsstätte listen.
- Seriennummern sammelnGerät und TSE getrennt notieren.
- Anschaffungsdaten prüfenRechnungen bereitlegen.
- ELSTER-Formular ausfüllenBetriebsstätte vollständig melden.
- Protokoll archivierenÜbertragungsnachweis ablegen.
- Abgänge meldenAußerbetriebnahme binnen eines Monats.
- Kassenregister führenListe laufend fortschreiben.
Häufige Fragen (FAQ)
Muss ich meine Kasse dem Finanzamt melden?
Ja, wenn es sich um ein elektronisches Aufzeichnungssystem mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung handelt. Die Mitteilung erfolgt elektronisch über ELSTER.
Gilt die Pflicht auch für die offene Ladenkasse?
Nein. Offene Ladenkassen sind nicht meldepflichtig, müssen aber die allgemeinen Aufzeichnungspflichten erfüllen.
Welche Frist gilt bei einer neuen Kasse?
Anschaffung und Außerbetriebnahme sind jeweils innerhalb eines Monats zu melden.
Kann ich einzelne Geräte nachmelden?
Nein. Es wird immer die gesamte Betriebsstätte mit allen aktuell eingesetzten Systemen übermittelt.
Was ist bei gemieteten Kassen zu tun?
Beginn und Ende des Miet- oder Leasingverhältnisses gelten als Anschaffung beziehungsweise Außerbetriebnahme und sind entsprechend zu melden.
Was passiert, wenn ich die Meldung vergessen habe?
Reiche sie unverzüglich nach. Das Finanzamt kann die Abgabe mit Zwangsgeld erzwingen; zudem erhöht sich das Risiko einer Kassennachschau.
Quellen & Rechtsgrundlagen
Alle Angaben wurden am 10. August 2026 anhand der folgenden Primär- und Fachquellen geprüft. Rechtsstand: Veranlagungszeitraum 2026.
Wir übersetzen Steuerrecht in verständliche Sprache und prüfen jede Zahl gegen die Primärquelle. Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Beratung durch Steuerberater, Rechtsanwalt oder Lohnsteuerhilfeverein.