Dienstreisen kosten Geld – ein guter Teil davon ist absetzbar. Reisekosten umfassen Fahrt-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten sowie Reisenebenkosten. Entscheidend ist der Begriff der ersten Tätigkeitsstätte. Dieser Ratgeber erklärt die Pauschalen und Regeln für 2026 – für Arbeitnehmer und Selbständige.
Zuletzt fachlich geprüft am 9. Juli 2026 · Rechtsstand: Veranlagungszeitraum 2026
Bei beruflichen Auswärtstätigkeiten sind Fahrtkosten (0,30 €/km mit dem Pkw oder tatsächliche Kosten), Übernachtungskosten und Verpflegungspauschalen absetzbar. Die Verpflegungspauschale beträgt 14 € bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit und 28 € bei ganztägiger Abwesenheit; für gestellte Mahlzeiten wird gekürzt. Alles, was der Arbeitgeber steuerfrei erstattet, ist nicht zusätzlich absetzbar.
Erste Tätigkeitsstätte vs. Auswärtstätigkeit
Der Schlüsselbegriff des Reisekostenrechts ist die erste Tätigkeitsstätte – der ortsfeste betriebliche Mittelpunkt, dem du dauerhaft zugeordnet bist. Für den Weg dorthin gilt nur die Entfernungspauschale.
Alle beruflichen Tätigkeiten außerhalb dieser ersten Tätigkeitsstätte sind Auswärtstätigkeiten (Dienstreisen). Nur für sie gilt das günstigere Reisekostenrecht mit vollem Fahrtkosten- und Verpflegungsabzug.
Bei Berufskraftfahrern, Monteuren im ständigen Außeneinsatz oder Beschäftigten ohne festen Arbeitsort kann eine erste Tätigkeitsstätte fehlen. Dann sind sämtliche Fahrten Auswärtstätigkeiten – mit vollem Reisekostenabzug.
Fahrtkosten
Fahrtkosten für Auswärtstätigkeiten sind in tatsächlicher Höhe absetzbar. Bei Nutzung des eigenen Pkw kannst du pauschal 0,30 € je gefahrenem Kilometer ansetzen (Hin- und Rückweg, nicht nur Entfernung) – oder die tatsächlichen Kilometerkosten per Einzelnachweis. Für Motorräder gilt 0,20 €/km. Bahn, Flug und Mietwagen sind mit den tatsächlichen Kosten absetzbar.
Verpflegungspauschalen
Für den Mehraufwand an Verpflegung gibt es feste Pauschalen – ein Einzelnachweis ist weder nötig noch möglich:
| Abwesenheit | Pauschale |
|---|---|
| mehr als 8 Stunden | 14 € |
| ganztägig (24 Stunden) | 28 € |
| An- und Abreisetag (mehrtägig) | je 14 € |
Bei mehrtägigen Reisen gilt für volle Tage 28 €, für An- und Abreisetag je 14 € – unabhängig von der konkreten Stundenzahl. Für Auslandsreisen gelten länderspezifische, höhere Pauschalen.
Stellt der Arbeitgeber oder ein Dritter Mahlzeiten, wird die Verpflegungspauschale gekürzt: um 20 % für ein Frühstück (5,60 €) und um je 40 % für Mittag- und Abendessen (je 11,20 €), bezogen auf die volle Tagespauschale von 28 €.
Übernachtung & Nebenkosten
Übernachtungskosten sind in tatsächlicher Höhe absetzbar (Hotelrechnung ohne Frühstücksanteil). Nach 48 Monaten Tätigkeit an derselben auswärtigen Stelle ist der Abzug auf 1.000 € pro Monat begrenzt. Reisenebenkosten – Parkgebühren, Maut, Telefon, Gepäckaufbewahrung – sind zusätzlich absetzbar.
400 km Fahrt, 1 Übernachtung, Frühstück gestellt
Steuerfreie Arbeitgebererstattungen werden gegengerechnet. Nur der selbst getragene Anteil ist als Werbungskosten absetzbar.
Arbeitgebererstattung beachten
Vieles erstattet der Arbeitgeber bereits steuerfrei – dann ist ein zusätzlicher Werbungskostenabzug ausgeschlossen. Absetzbar ist nur, was du selbst getragen hast oder was über die steuerfreien Pauschalen hinausgeht. Prüfe die Reisekostenabrechnung deines Arbeitgebers, bevor du Beträge in der Steuererklärung ansetzt.
„Die Verpflegungspauschale gibt es ohne Beleg – aber jedes gestellte Essen kürzt sie. Wer das sauber trennt, rechnet richtig.“
– SteuerNest Redaktion, geprüft nach § 9 EStG
Deine Checkliste: Reisekosten absetzen
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Was du für den Abzug brauchst
8 Punkte- Erste Tätigkeitsstätte klärenNur Auswärtstätigkeiten sind Reisekosten.
- Fahrtkilometer erfassen0,30 €/km (Pkw), Hin- und Rückweg.
- Abwesenheitszeiten notierenFür die richtige Verpflegungspauschale.
- Mahlzeiten-Kürzung anwendenFrühstück −5,60 €, Mittag/Abend je −11,20 €.
- Hotelrechnungen sammelnOhne Frühstücksanteil, tatsächliche Kosten.
- Reisenebenkosten aufhebenParken, Maut, Telefon.
- Arbeitgebererstattung gegenrechnenSteuerfrei Erstattetes nicht doppelt.
- Anlage N ausfüllenReisekosten als Werbungskosten eintragen.
Häufige Fragen (FAQ)
Was zählt als Reisekosten?
Fahrt-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten sowie Reisenebenkosten, die durch eine berufliche Auswärtstätigkeit entstehen. Voraussetzung ist, dass die Tätigkeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte stattfindet.
Wie hoch ist die Verpflegungspauschale 2026?
14 € bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit und 28 € bei ganztägiger Abwesenheit. Bei mehrtägigen Reisen gibt es für An- und Abreisetag je 14 €. Für Auslandsreisen gelten höhere, länderspezifische Pauschalen.
Wie werden gestellte Mahlzeiten berücksichtigt?
Die Verpflegungspauschale wird gekürzt: um 20 % (5,60 €) für ein Frühstück und um je 40 % (11,20 €) für Mittag- und Abendessen, bezogen auf die volle Tagespauschale von 28 €. Bei Vollverpflegung entfällt die Pauschale.
Wie viel kann ich für Fahrtkosten ansetzen?
Mit dem eigenen Pkw pauschal 0,30 € je gefahrenem Kilometer (Hin- und Rückfahrt), mit dem Motorrad 0,20 €. Alternativ die tatsächlichen Kilometerkosten per Einzelnachweis. Bahn, Flug und Mietwagen zählen mit den tatsächlichen Kosten.
Was ist die erste Tätigkeitsstätte?
Der ortsfeste betriebliche Bereich, dem du dauerhaft zugeordnet bist. Für den Weg dorthin gilt nur die Entfernungspauschale. Erst Tätigkeiten außerhalb davon sind Auswärtstätigkeiten mit vollem Reisekostenabzug.
Kann ich Übernachtungskosten voll absetzen?
Ja, in tatsächlicher Höhe (Hotelrechnung ohne Frühstücksanteil). Bei einer Tätigkeit von mehr als 48 Monaten an derselben auswärtigen Stelle ist der Abzug auf 1.000 € pro Monat begrenzt. Reisenebenkosten kommen hinzu.
Was, wenn mein Arbeitgeber die Reisekosten erstattet?
Steuerfrei erstattete Beträge dürfen nicht zusätzlich als Werbungskosten angesetzt werden. Absetzbar ist nur, was du selbst getragen hast oder was über die steuerfreien Pauschalen hinausgeht.
Gelten die Regeln auch für Selbständige?
Ja, sinngemäß. Selbständige setzen Reisekosten als Betriebsausgaben an – mit denselben Verpflegungspauschalen und Fahrtkostensätzen. Die Übernachtungs- und Nebenkosten zählen ebenfalls in tatsächlicher Höhe.
Quellen & Rechtsgrundlagen
Alle Werte wurden am 9. Juli 2026 anhand der folgenden Primär- und Fachquellen geprüft. Rechtsstand: Veranlagungszeitraum 2026.
Wir übersetzen Steuerrecht in verständliche Sprache und prüfen jede Zahl gegen die Primärquelle. Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Beratung durch Steuerberater, Rechtsanwalt oder Lohnsteuerhilfeverein.