Die technische Sicherheitseinrichtung ist längst Pflicht. Neu ist die Meldung: Sie macht für das Finanzamt sichtbar, welche Systeme in welchem Betrieb im Einsatz sind – und damit auch, wo eines fehlt.
Fachlich geprüft · Rechtsstand: Veranlagungszeitraum 2026
Betriebe mit elektronischen Aufzeichnungssystemen müssen diese elektronisch über ELSTER melden: Art des Systems, Anzahl, Seriennummern und Datum der Anschaffung. Anschaffung und Außerbetriebnahme sind innerhalb einer Monatsfrist zu melden. Unverändert gelten die Belegausgabepflicht, die TSE-Pflicht und die Verfahrensdokumentation. Verstöße können als Ordnungswidrigkeit geahndet werden.
Was zu melden ist
- Betriebsstätte und Steuernummer;
- Art des Aufzeichnungssystems und Softwarebezeichnung;
- Anzahl der Systeme je Betriebsstätte;
- Seriennummern der Systeme und der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung;
- Datum von Anschaffung bzw. Außerbetriebnahme.
Mitzumelden sind auch gemietete oder geleaste Systeme. Nicht erfasst sind offene Ladenkassen ohne elektronische Aufzeichnung – dort bleibt es bei den allgemeinen Aufzeichnungspflichten und dem täglichen Kassenbericht.
Fristen und Verfahren
- Bestandssysteme: innerhalb der gesetzlich vorgesehenen Übergangsfrist melden.
- Neuanschaffung: Meldung innerhalb eines Monats nach Anschaffung.
- Außerbetriebnahme: ebenfalls innerhalb eines Monats – nur, wenn das System zuvor gemeldet wurde.
- Einheitlichkeit: Alle Systeme einer Betriebsstätte sind in einer Meldung zusammenzufassen.
- Übermittlung: elektronisch über das ELSTER-Portal oder die Schnittstelle des Kassenherstellers.
Was die Kassennachschau prüft
| Punkt | Erwartung |
|---|---|
| TSE | zertifiziert, aktiv, protokolliert |
| Belegausgabe | Beleg wird erstellt und zur Verfügung gestellt |
| Datenexport | DSFinV-K-Export auf Verlangen sofort möglich |
| Verfahrensdokumentation | aktuell, mit Änderungshistorie |
| Kassensturz | Ist-Bestand stimmt mit dem System überein |
Die Kassennachschau erfolgt unangekündigt während der Geschäftszeiten. Halte den Datenexport und die Verfahrensdokumentation deshalb jederzeit griffbereit.
Deine Checkliste: Kasse melden und prüfen
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Kasse melden und prüfen
5 Punkte · § 146a AO- 1. Alle Systeme inventarisierenAuch gemietete und geleaste Geräte.
- 2. Seriennummern von Kasse und TSE erfassenAus Gerät oder Herstellerportal.
- 3. Meldung über ELSTER übermittelnJe Betriebsstätte gebündelt.
- 4. Änderungen fristgerecht nachmeldenEin Monat bei An- und Abschaffung.
- 5. Datenexport und Dokumentation bereithaltenDSFinV-K, Verfahrensdokumentation.
Häufige Fragen (FAQ)
Wer muss melden?
Alle Betriebe, die elektronische Aufzeichnungssysteme mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung einsetzen.
Muss ich eine offene Ladenkasse melden?
Nein. Die Meldepflicht betrifft elektronische Systeme; für offene Kassen gelten die allgemeinen Aufzeichnungspflichten.
Wie melde ich?
Elektronisch über ELSTER oder eine Schnittstelle, gebündelt je Betriebsstätte.
Welche Frist gilt bei einer neuen Kasse?
Ein Monat ab Anschaffung. Dieselbe Frist gilt für die Außerbetriebnahme.
Was passiert bei fehlender Meldung?
Es handelt sich um einen Verstoß gegen die Ordnungsvorschriften, der als Ordnungswidrigkeit geahndet werden kann.
Quellen & Rechtsgrundlagen
Geprüft am 17. August 2026. Meldungen aus laufenden Gesetzgebungs- und Gerichtsverfahren können sich kurzfristig ändern – prüfe den aktuellen Stand anhand der Primärquellen.
Wir verfolgen Gesetzgebung, Rechtsprechung und Verwaltungsanweisungen und übersetzen sie in verständliche Sprache. Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Beratung durch Steuerberater, Rechtsanwalt oder Lohnsteuerhilfeverein.