Die E-Rechnung ist keine PDF-Datei per Mail, sondern ein strukturierter Datensatz, der maschinell auswertbar sein muss.
Fachlich geprüft · Rechtsstand: 7. September 2026
Zulässig sind Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen – in Deutschland vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Profil EN 16931. Bei Hybridrechnungen (PDF mit eingebettetem XML) ist der strukturierte Teil maßgeblich; Abweichungen im Sichtteil führen zu Rückfragen. Der Vorsteuerabzug setzt eine ordnungsgemäße Rechnung voraus – Formatfehler sind heilbar, kosten aber Zeit.
Welche Formate zulässig sind
Maßstab ist die Norm EN 16931. XRechnung erfüllt sie als reines XML, ZUGFeRD als Hybridformat mit eingebettetem XML im PDF. Auch andere Formate sind möglich, wenn die erforderlichen Angaben strukturiert extrahierbar sind.
Vereinbaren Vertragsparteien ein abweichendes Format, muss es die Extraktion der Pflichtangaben erlauben – etwa in EDI-Umgebungen.
- 1. XRechnung: reines XML, Standard im öffentlichen Auftragswesen
- 2. ZUGFeRD: PDF mit eingebettetem XML ab Profil EN 16931
- 3. EDI: zulässig, wenn Pflichtangaben strukturiert extrahierbar sind
- 4. Nicht zulässig: PDF ohne strukturierte Daten, Papier, Bilddateien
Hybridrechnung: XML schlägt Sichtteil
Weichen PDF-Ansicht und XML voneinander ab, gilt der strukturierte Datensatz. Für Buchhaltungen bedeutet das: Der Prüfblick muss auf die Daten gehen, nicht nur auf das Layout.
Praktisch hilft eine Eingangsprüfung, die Pflichtangaben und Steuerschlüssel automatisch abgleicht und Abweichungen protokolliert.
Folgen für den Vorsteuerabzug
Fehlt eine Pflichtangabe, ist der Vorsteuerabzug zunächst gefährdet. Eine Berichtigung ist möglich und wirkt nach der Rechtsprechung unter Voraussetzungen auf den ursprünglichen Zeitpunkt zurück.
Wichtiger als der Streit im Nachhinein ist die Eingangskontrolle: Wer fehlerhafte Rechnungen sofort zurückweist, vermeidet Zinsrisiken in der Betriebsprüfung.
Aufzubewahren ist die strukturierte Datei im Originalzustand. Ein Ausdruck oder ein separat gespeichertes PDF genügt nicht – die Prüfung muss die maschinelle Auswertbarkeit nachvollziehen können.
Deine Checkliste: Eingangs- und Ausgangsrechnungen prüfen
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Eingangs- und Ausgangsrechnungen prüfen
5 Punkte · § 14 UStG, § 15 UStG, GoBD- 1. Format festlegenXRechnung oder ZUGFeRD – und mit Kunden abstimmen.
- 2. Eingangsprüfung einrichtenPflichtangaben und Steuerschlüssel automatisch abgleichen.
- 3. Hybridfälle klärenBei Abweichung gilt der XML-Teil.
- 4. Archiv prüfenStrukturierte Datei revisionssicher speichern.
- 5. Fehlerprozess definierenWer weist zurück, wer fordert Berichtigung an?
Häufige Fragen (FAQ)
Darf ich weiter PDF-Rechnungen senden?
An Privatpersonen ja. Im inländischen B2B-Bereich gilt die E-Rechnungspflicht nach den gestaffelten Übergangsregeln.
Was gilt bei Kleinbetragsrechnungen?
Für Kleinbeträge und Fahrausweise bleiben Erleichterungen bestehen; hier ist die E-Rechnung nicht zwingend.
Wer haftet bei Formatfehlern?
Der Aussteller schuldet eine ordnungsgemäße Rechnung. Der Empfänger trägt jedoch das Risiko beim Vorsteuerabzug und sollte deshalb prüfen.
Muss ich ein Portal nutzen?
Nein. Der Übermittlungsweg ist frei wählbar, solange die strukturierte Datei unverändert beim Empfänger ankommt.
Quellen & Rechtsgrundlagen
Geprüft am 7. September 2026 anhand der folgenden Quellen. Meldungen aus laufenden Gesetzgebungsverfahren geben den Stand zum Zeitpunkt der Veröffentlichung wieder und können sich kurzfristig ändern.
Wir verfolgen Gesetzgebung, Rechtsprechung und Verwaltungsanweisungen und übersetzen sie in verständliche Sprache. Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Beratung durch Steuerberater, Rechtsanwalt oder Lohnsteuerhilfeverein.