Wer bis heute PDFs verschickt, hat noch eine Frist – aber keine lange. Die Umstellung ist weniger eine Steuer- als eine Prozessfrage: Rechnungsstellung, Archiv und Freigabe müssen zusammenpassen.
Fachlich geprüft · Rechtsstand: Veranlagungszeitraum 2026
Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen müssen als strukturierte elektronische Rechnung im Format der Norm EN 16931 ausgestellt werden – XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.x. Ein PDF ohne strukturierten Datensatz genügt nicht. Der Empfang ist bereits verpflichtend; für den Versand laufen die Übergangsfristen gestaffelt aus. Ausgenommen bleiben Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise.
Wer wann senden muss
| Pflicht | Gilt für | Ab |
|---|---|---|
| Empfang | alle inländischen Unternehmen, auch Kleinunternehmer | bereits in Kraft |
| Versand | Unternehmen oberhalb der Umsatzschwelle | nach Ablauf der ersten Übergangsfrist |
| Versand | alle übrigen Unternehmen | nach Ablauf der letzten Übergangsfrist |
Die Pflicht betrifft ausschließlich Leistungen zwischen Unternehmern im Inland. Rechnungen an Privatkunden und ins Ausland bleiben unberührt – dort gelten die allgemeinen Regeln des § 14 UStG.
Zulässige Formate
- XRechnung: reines XML, im öffentlichen Auftragswesen etabliert;
- ZUGFeRD ab 2.x (Profil EN 16931): PDF mit eingebettetem XML – für Menschen und Maschinen lesbar;
- Nicht ausreichend: einfaches PDF, Bilddatei, Papier – sie gelten als „sonstige Rechnung";
- Übermittlung: E-Mail, Portal oder Schnittstelle – der Gesetzgeber schreibt keinen Kanal vor.
Umstellung in fünf Schritten
- Empfangsadresse einrichten und intern bekannt machen – eine zentrale Rechnungs-Mailadresse genügt.
- Software prüfen: Kann dein Programm EN-16931-konforme Rechnungen erzeugen und einlesen?
- Stammdaten aufräumen: Leitweg-IDs, Steuernummern, Bankdaten und Einheiten müssen strukturiert vorliegen.
- Archivierung sichern: Der strukturierte Datensatz ist im Original aufzubewahren, nicht nur der Ausdruck.
- Kunden und Lieferanten informieren, ab wann du elektronisch sendest und empfängst.
Fehlt bei einer pflichtigen Leistung die strukturierte Rechnung, kann der Vorsteuerabzug gefährdet sein. Prüfe eingehende Rechnungen deshalb nicht nur inhaltlich, sondern auch auf das Format.
Deine Checkliste: E-Rechnung umstellen
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E-Rechnung umstellen
5 Punkte · § 14 UStG- 1. Zentrale Empfangsadresse einrichtenEine Mailadresse nur für Rechnungen.
- 2. Software auf EN 16931 prüfenXRechnung oder ZUGFeRD ab 2.x.
- 3. Stammdaten strukturierenSteuernummer, IBAN, Einheiten, Leitweg-ID.
- 4. Archivierung des XML sicherstellenOriginal aufbewahren, nicht nur PDF-Ansicht.
- 5. Geschäftspartner informierenAb wann sendest und empfängst du elektronisch?
Häufige Fragen (FAQ)
Reicht ein PDF per E-Mail?
Nein. Ein PDF ohne eingebetteten strukturierten Datensatz gilt als sonstige Rechnung und erfüllt die Pflicht nicht.
Gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer?
Zum Empfang ja. Für den Versand gelten Erleichterungen und Übergangsfristen; Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sind ausgenommen.
Was ist mit Rechnungen an Privatkunden?
Sie sind von der E-Rechnungspflicht nicht erfasst; hier bleibt es bei den allgemeinen Regeln.
Welches Format soll ich wählen?
ZUGFeRD ist praktisch, weil das PDF weiterhin lesbar bleibt. XRechnung ist im öffentlichen Sektor Standard.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Nach den allgemeinen Aufbewahrungsfristen, im Original als strukturierter Datensatz und unveränderbar.
Quellen & Rechtsgrundlagen
Geprüft am 17. August 2026. Meldungen aus laufenden Gesetzgebungs- und Gerichtsverfahren können sich kurzfristig ändern – prüfe den aktuellen Stand anhand der Primärquellen.
Wir verfolgen Gesetzgebung, Rechtsprechung und Verwaltungsanweisungen und übersetzen sie in verständliche Sprache. Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Beratung durch Steuerberater, Rechtsanwalt oder Lohnsteuerhilfeverein.