Für die meisten Beschäftigten ist die Pauschale das beste Verhältnis von Aufwand zu Ertrag: null Dokumentation, bis zu 240 € im Jahr.
Zuletzt fachlich geprüft am 13. August 2026 · Rechtsstand: Veranlagungszeitraum 2026
Ohne Einzelnachweis erkennt die Finanzverwaltung 20 % der Telekommunikationskosten, maximal 20 € pro Monat als Werbungskosten an – also bis zu 240 € im Jahr. Wer eine höhere berufliche Nutzung hat, weist sie über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten nach und darf die ermittelte Quote für das ganze Jahr anwenden. Das Gerät selbst ist zusätzlich abziehbar, ab 800 € netto über die Nutzungsdauer.
Die einfache Variante: 20 Prozent
Die Finanzverwaltung akzeptiert bei erkennbarer beruflicher Nutzung pauschal 20 % der monatlichen Kosten für Telefon und Internet, begrenzt auf 20 € pro Monat. Diese Regel gilt für Mobilfunk, Festnetz und Internetanschluss – auch als Kombi-Rechnung.
20-%-Regel im Jahr
Bei Kosten über 100 € monatlich greift die Obergrenze von 20 € und damit 240 € im Jahr.
Die Pauschale setzt voraus, dass eine berufliche Nutzung überhaupt plausibel ist – etwa bei Homeoffice-Tagen, Bereitschaft, Kundenkontakt oder Nutzung dienstlicher Systeme. Reine Behauptung ohne beruflichen Bezug reicht nicht.
Höhere Quote mit Drei-Monats-Nachweis
Ist die berufliche Nutzung deutlich höher – etwa bei Außendienst, Beratung oder dauerhafter Telearbeit – kannst du sie über einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten ermitteln und die Quote auf das gesamte Jahr übertragen.
- 1. Drei zusammenhängende, typische Monate wählen (keine Urlaubsmonate).
- 2. Beruflich veranlasste Verbindungen und Datenvolumen dokumentieren.
- 3. Anteil an den Gesamtkosten berechnen, etwa 55 %.
- 4. Quote auf die Jahreskosten anwenden.
- 5. Aufstellung und Rechnungen aufbewahren – sie werden nur auf Anforderung eingereicht.
Bei Flatrates zählt nicht die Gesprächsdauer, sondern das Verhältnis der beruflichen zur privaten Nutzung insgesamt. Eine plausible, nachvollziehbare Schätzung auf Basis der drei Monate genügt.
Handy, Router, Headset: die Geräte
| Fall | Behandlung |
|---|---|
| Gerät bis 800 € netto | Sofort in voller Höhe abziehbar, anteilig nach beruflicher Nutzung |
| Gerät über 800 € netto | Abschreibung über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer |
| Smartphone – Nutzungsdauer | regelmäßig 5 Jahre, digitale Geräte oft 1 Jahr nach BMF-Praxis |
| Zubehör (Headset, Ladegerät, Hülle) | wie Arbeitsmittel, anteilig abziehbar |
| Reparatur | anteilig nach beruflicher Nutzungsquote |
| Berufliche Nutzung über 90 % | vollständiger Abzug möglich |
Wichtig: Die Nutzungsquote für das Gerät kann von der Quote für die Verbindungskosten abweichen. Beides wird getrennt beurteilt.
Diensthandy: steuerfrei auch privat
Überlässt der Arbeitgeber ein betriebliches Gerät, ist die private Mitnutzung nach § 3 Nr. 45 EStG steuerfrei – ohne Höchstbetrag und ohne Aufzeichnungspflicht. Das gilt für Handy, Tablet, Laptop und die zugehörigen Verbindungskosten.
- Voraussetzung ist, dass das Gerät dem Arbeitgeber gehört oder von ihm geleast wird.
- Schenkt der Arbeitgeber das Gerät, liegt steuerpflichtiger Sachbezug vor – hier kann pauschal mit 25 % versteuert werden.
- Erstattet der Arbeitgeber deinen privaten Handyvertrag, ist das grundsätzlich Arbeitslohn; bei nachgewiesener beruflicher Nutzung ist steuerfreier Auslagenersatz möglich.
- Ein Verkauf des eigenen Handys an den Arbeitgeber mit anschließender Überlassung ist als Gestaltung anerkannt, wird aber auf Angemessenheit geprüft.
Selbständige: Betriebsausgabe und Vorsteuer
Selbständige setzen den beruflichen Anteil als Betriebsausgabe an. Bei umsatzsteuerpflichtiger Tätigkeit ist zusätzlich der Vorsteuerabzug in Höhe der betrieblichen Nutzung möglich.
Für Kleinunternehmer entfällt der Vorsteuerabzug. Läuft der Vertrag auf den Betrieb, ist die Privatnutzung als unentgeltliche Wertabgabe zu erfassen – in der Praxis wird meist eine feste Quote vereinbart und konsequent angewendet.
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Telefonkosten geltend machen
0 von 7 erledigt- Jahresrechnungen zusammenstellenMobilfunk, Festnetz, Internet.
- Berufliche Nutzung begründenHomeoffice, Bereitschaft, Kundenkontakt.
- 20-%-Variante prüfenBis 20 € im Monat ohne Nachweis.
- Höhere Quote dokumentierenDrei typische Monate aufzeichnen.
- Gerätekosten getrennt erfassenBis 800 € netto sofort abziehbar.
- Arbeitgeber-Erstattungen abziehenKeine Doppelberücksichtigung.
- Eintrag in Anlage NUnter sonstige Werbungskosten.
Häufige Fragen (FAQ)
Wie viel Handykosten kann ich ohne Nachweis absetzen?
20 % der Kosten, maximal 20 € pro Monat – also bis zu 240 € im Jahr.
Wie weise ich eine höhere berufliche Nutzung nach?
Über Aufzeichnungen aus drei repräsentativen Monaten. Die daraus ermittelte Quote darf auf das ganze Jahr angewendet werden.
Ist die private Nutzung eines Diensthandys steuerpflichtig?
Nein. Die Privatnutzung betrieblicher Telekommunikationsgeräte ist nach § 3 Nr. 45 EStG steuerfrei.
Kann ich das Handy zusätzlich zur Pauschale absetzen?
Ja. Die 20-%-Regel betrifft die laufenden Verbindungskosten. Das Gerät wird separat als Arbeitsmittel behandelt.
Muss ich Einzelverbindungsnachweise vorlegen?
Für die Pauschale nicht. Für eine höhere Quote genügt eine nachvollziehbare Aufstellung; Einzelverbindungsnachweise sind hilfreich, aber nicht zwingend.
Gilt die Regel auch für den Internetanschluss zu Hause?
Ja, Internetkosten gehören zu den Telekommunikationskosten und sind in die Berechnung einzubeziehen.
Quellen & Rechtsgrundlagen
Alle Angaben wurden am 13. August 2026 anhand der folgenden Quellen geprüft. Rechtsstand: Veranlagungszeitraum 2026.
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