Selbständige ermitteln ihren Gewinn regelmäßig durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung § 4 Abs. 3 EStG – dem Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben. Parallel greift das Umsatzsteuerrecht, sofern nicht die Kleinunternehmerregelung § 19 UStG angewendet wird. Die richtige Weichenstellung zu Beginn spart Aufwand und Geld.
Inhalt dieses Leitfadens
01. Gewinnermittlung durch EÜR
Wer nicht buchführungspflichtig ist (Umsatz ≤ 800.000 € und Gewinn ≤ 80.000 €, § 141 AO), darf die EÜR nutzen. Es gilt das Zufluss-/Abflussprinzip § 11 EStG: Einnahmen und Ausgaben werden im Jahr der Zahlung erfasst. Die EÜR wird elektronisch über die Anlage EÜR übermittelt.
Regelmäßig wiederkehrende Zahlungen (z. B. USt-Voranmeldung, Miete) rund um den Jahreswechsel sind dem wirtschaftlich zugehörigen Jahr zuzuordnen, wenn sie innerhalb von 10 Tagen vor/nach dem 31.12. fließen – ein häufiger Fehler bei der EÜR.
02. Betriebsausgaben
Betriebsausgaben sind alle durch den Betrieb veranlassten Aufwendungen § 4 Abs. 4 EStG. Einige unterliegen Abzugsbeschränkungen § 4 Abs. 5 EStG:
| Position | Abzug | Hinweis |
|---|---|---|
| Bewirtung geschäftlich | 70 % | § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG |
| Geschenke an Geschäftspartner | bis 50 €/Jahr/Person | § 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG |
| Arbeitszimmer | 1.260 € oder tatsächlich | § 4 Abs. 5 Nr. 6b EStG |
| Firmen-Pkw (private Nutzung) | 1 %-Regel oder Fahrtenbuch | § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG |
03. Umsatzsteuer & Kleinunternehmerregelung
Die Kleinunternehmerregelung § 19 UStG befreit von der Umsatzsteuer, wenn der Umsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überstieg und im laufenden Jahr 100.000 € nicht übersteigt (Rechtslage ab 2025). Kleinunternehmer weisen keine USt aus, dürfen aber auch keine Vorsteuer ziehen.
Bei hohen Anfangsinvestitionen kann der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung (Option zur Regelbesteuerung) sinnvoll sein, um Vorsteuer zu ziehen – Bindung dann 5 Jahre.
04. Vorsteuerabzug
Regelbesteuerte Unternehmer ziehen die in Eingangsrechnungen ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer ab § 15 UStG. Voraussetzung ist eine ordnungsgemäße Rechnung mit allen Pflichtangaben § 14 UStG und die Verwendung für steuerpflichtige Ausgangsumsätze.
05. Freiberufler oder Gewerbe
Freiberufler § 18 EStG (Katalogberufe wie Ärzte, Anwälte, Ingenieure, Journalisten) zahlen keine Gewerbesteuer und benötigen keine Gewerbeanmeldung. Gewerbetreibende § 15 EStG unterliegen der Gewerbesteuer (Freibetrag 24.500 €, weitgehende Anrechnung auf die ESt nach § 35 EStG).
Erzielt eine Personengesellschaft neben freiberuflichen auch gewerbliche Einkünfte, können diese unter Beachtung von Bagatellgrenzen die gesamten Einkünfte gewerblich „infizieren".
06. Typische Fehler & Gestaltung
- Private und betriebliche Konten vermischt – erschwert Nachweis und Prüfung.
- USt-Voranmeldung versäumt: Verspätungszuschläge § 152 AO.
- Investitionsabzugsbetrag § 7g EStG nicht genutzt (bis 50 % vorab).
- Kleinunternehmergrenze überschritten und Regelbesteuerung übersehen.
Praxis, Gestaltung & Streitpunkte
Bei Selbständigen prüft das Finanzamt vor allem Gewinnermittlung, private Mitveranlassung und Umsatzsteuer. Die häufigsten Praxisthemen:
- Investitionsabzugsbetrag (§ 7g EStG): bis zu 50 % der geplanten Anschaffung vorab gewinnmindernd – Auflösung bei Nichtinvestition beachten.
- Firmenwagen: 1-%-Regel oder Fahrtenbuch – bei geringer Privatnutzung ist das Fahrtenbuch oft günstiger.
- Ist- statt Sollversteuerung (§ 20 UStG): Liquiditätsvorteil, USt erst bei Zahlungseingang.
Trennen Sie betriebliche und private Konten strikt – das erleichtert die EÜR und schützt bei einer Betriebsprüfung.
07. Checkliste Selbständige
Zum Abhaken – so wird nichts vergessen- Anlage EÜRelektronisch übermittelt
- BetriebsausgabenBelege vollständig & getrennt
- UmsatzsteuerVoranmeldungen fristgerecht
- VorsteuerRechnungen mit Pflichtangaben
- VorauszahlungenESt-Vorauszahlungen eingeplant
Vertiefen & anwenden
Passende Ratgeber, Rechner und Muster zu diesem Themenbereich:
EÜR erstellen
Schritt für Schritt
Betriebsausgaben
Was absetzbar ist
Investitionsabzugsbetrag
§ 7g EStG – Steuer vorziehen
Kleinunternehmer § 19
Grenzen & Verzicht
Kleinunternehmer-Check
Passt § 19 zu dir?
Mehr zum Thema – Ratgeber, Video, Podcast & Musterschreiben
Von der Vertiefung bis zum fertigen Schreiben ans Finanzamt – die passenden Formate zu diesem Themenbereich:
08. Häufige Fragen
Muss ich als Kleinunternehmer eine Umsatzsteuererklärung abgeben?
Seit 2024 entfällt die USt-Jahreserklärung für Kleinunternehmer im Regelfall. Die Einkommensteuererklärung mit Anlage EÜR bleibt jedoch Pflicht.
Ab wann muss ich Bücher führen?
Erst bei Überschreiten der Grenzen des § 141 AO (Umsatz 800.000 € / Gewinn 80.000 €) oder bei Handelsregistereintragung. Bis dahin genügt die EÜR.
Wie funktioniert die 1-%-Regel beim Firmenwagen?
Bei über 50 % betrieblicher Nutzung wird die Privatnutzung mit 1 % des Bruttolistenpreises pro Monat angesetzt – alternativ per Fahrtenbuch.
Zahlen Freiberufler Gewerbesteuer?
Nein, freiberufliche Einkünfte nach § 18 EStG unterliegen nicht der Gewerbesteuer. Entscheidend ist die zutreffende Einordnung der Tätigkeit.
Quellen & Rechtsgrundlagen
Rechtsstand Juli 2026. Alle Angaben ohne Gewähr; ersetzen keine individuelle Beratung.
- § 4 Abs. 3, Abs. 4, Abs. 5 EStG – EÜR & Betriebsausgaben
- § 18, § 15, § 35 EStG – Freiberuf, Gewerbe, GewSt-Anrechnung
- § 19, § 14, § 15 UStG – Kleinunternehmer, Rechnung, Vorsteuer
- § 141 AO – Buchführungspflicht
- BFH VIII R 4/22 – Abfärbung gewerblicher Einkünfte